Você já parou para pensar como a automação dos livros de cartório pode ser uma iniciativa altamente benéfica para a agilidade dos serviços prestados e para a busca pela excelência em sua serventia?
A verdade é que as rotinas de um cartório não digitalizado podem ser desgastantes para a equipe e morosas para o cliente, comprometendo a qualidade do seu atendimento e a motivação de seus colaboradores.
Por isso, com o passar dos anos, os gestores dos cartórios foram percebendo a necessidade de realizar mudanças que permitissem a otimização das atividades do dia a dia. Após a chegada da tecnologia especializada para o ambiente dos cartórios, foram criadas ferramentas que auxiliaram nesse tipo de transformação.
Sim, estamos falando da automação dos livros de cartório! A automação permite uma nova dinâmica para o sistema de registros, gestão de documentos, ofícios e livros. Continue a leitura e saiba mais sobre essa iniciativa que já está ajudando a agilizar os serviços de diversas serventias no país.
Quais os benefícios da digitalização e de ter um cartório automatizado?
Antes de falarmos especificamente da automação dos livros de cartório, é importante destacar como a digitalização já não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para manter organizações resilientes em tempos desafiadores, como está sendo a pandemia, e que demandou a adaptação de todos a um modelo mais digitalizado e de trabalho remoto.
Sem o acesso remoto às informações proporcionado por essas tecnologias, o trabalho nesse modelo seria inviabilizado. Portanto, a digitalização é um investimento no presente e no futuro da serventia.
Além disso, ter tudo digitalizado e com as informações integradas torna o trabalho mais ágil, produtivo, eficiente e qualificado, gerando diferenciais valiosos para o cartório e direcionando-o à excelência no atendimento ao cliente.
Quais as desvantagens de continuar baseando a operação de seu cartório em práticas manuais e em papel?
Como você sabe, os livros de um cartório são muito valiosos, uma vez que contêm os dados dos seus clientes, dos imóveis e das negociações envolvendo essas propriedades. O problema é que esses livros físicos têm diversos formatos e tamanhos, são de difícil manuseio e acabam estragando com o passar do tempo.
Manusear diversos livros diferentes faz com que a rotina de trabalho do cartório se torne mais lenta e problemática do que poderia ser.
Ainda, é uma atitude com maior margem de riscos de perdas e uso indevido dos dados dos livros.
Quais as vantagens em fazer a automação dos livros de cartório?
Como você já pode imaginar, para facilitar a vida de quem trabalha em uma serventia e de quem precisa desses serviços, a automação é o melhor investimento.
Com a digitalização e a automação dos livros de cartório, a capacidade de resposta de sua serventia será muito melhor!
Afinal, transferir os dados dos livros do seu cartório para um software de automação traz eficiência na gestão das informações da sua serventia e também segurança na gestão dos dados.
A automação em um cartório alia tecnologia da informação e gerenciamento de negócios para otimizar os resultados. Esse procedimento garante, de forma geral, um melhor atendimento e, consequentemente, um cliente mais satisfeito com os seus serviços, que serão realizados em um prazo menor.
Entre os benefícios dessa iniciativa, podemos destacar também o fácil acesso aos dados dos seus livros. Todas as informações estarão disponíveis no software especializado, de fácil manuseio e que pode ser acessado na nuvem a partir de qualquer dispositivo – local ou remotamente.
Com a automação dos livros de cartório, a consulta das informações da serventia acaba sendo simplificada e feita de forma muito mais ágil e eficiente.
O custo também diminui. A automação dos livros de cartório reduz todo tipo de desperdício: de tempo, de dinheiro, de esforços e de recursos. Depois que o processo de digitalização é concluído, será possível mapear livros e registros de modo simples e rápido.
Além disso, os livros também são preservados com a digitalização. A automação facilita ainda a revisão e as consultas e, como consequência, auxilia no aperfeiçoamento dos processos da sua serventia.
Então, resumindo, a automação dos livros de cartório pode:
- Agilizar o acesso e o registro das informações;
- Tornar sua equipe mais produtiva e motivada;
- Diminuir erros e elevar a qualidade do serviço prestado;
- Possibilitar que sua serventia trabalhe também em regime remoto ou híbrido (quando parte da equipe atua presencialmente e outra parte em home office);
- Aumentar a segurança dos dados de seus livros;
- Otimizar os resultados e a produtividade da serventia;
- Elevar os níveis de satisfação dos clientes;
- Reduzir custos e desperdícios.
Como as funcionalidades do CART auxiliam o cartório e proporcionam mais agilidade nos serviços?
O CART Imóveis é um software para cartório desenvolvido para atender às necessidades da rotina de registro de imóveis. O sistema comercializado pela Alkasoft tem a finalidade de reproduzir todos os passos do processo de registro, objetivando a automação completa e integrada deste importante serviço registral. Assim, o CART Imóveis integra os 5 livros do cartório e não requer a inclusão do histórico anterior registrado para iniciar as operações.
A plataforma atende às normas de boas práticas de informática definidas pelos órgãos reguladores, que passam por frequentes alterações e novas exigências, como as provenientes da Corregedoria, do CNJ, da Receita Federal, das prefeituras e das entidades de classe (Anoreg, Colégio Notarial do Brasil, entre outras).
O CART Imóveis, além da automação dos livros de cartório, reproduz fielmente e de maneira ordenada todos os atos presentes no dia a dia dos registradores. Por ter essa característica, o sistema atua como um poderoso aliado dos cartórios na busca por maior produtividade, profissionalismo e qualidade nos serviços prestados e oferecidos.
Assim, com o CART Imóveis, o seu cartório poderá fazer:
- O Cadastro de Guia para Análise de Títulos (Guia Exame);
- Pesquisas, listagem e relatórios utilizando diversos filtros;
- Impressão de relatórios de andamento das guias por situação;
- A utilização do selo digital;
- Emissão de ofícios que podem ser assinados digitalmente;
- Atualização em grupo da situação de títulos e pedidos de certidão;
- Envio de e-mail ao cliente com as exigências do título;
- Envio automático de e-mail ao cliente, informando que o registro está pronto;
- Cálculo de emolumentos para imóveis de 1º financiamento e Sistema Financeiro de Habitação (SFH).
Exemplos práticos dos benefícios dos sistemas CART na automação dos livros de cartório e na digitalização das serventias
Nada melhor do que conhecer a opinião e as recomendações de outras pessoas para compreendermos melhor os ganhos práticos em implementar uma inovação no negócio.
Por isso, veja alguns depoimentos de cartórios que já utilizam essa solução e colhem os benefícios dessa transformação digital:
“Desde que estamos utilizando o CART em nosso Ofício de Registro, tudo ficou mais prático e ágil. Os funcionários não precisam mais se deslocar de seus lugares para fazer consultas em arquivos de fichários, os protocolos são realizados na hora nos micros do balcão de atendimento, as matrículas são feitas através de um editor de textos especial e padronizado e muito mais. Realmente, trata-se de informatização de primeiro mundo.”
Jordan Martins
3º Ofício do Registro de Imóveis de Florianópolis
“O nosso cartório cresceu bastante e o sistema do concorrente já não atendia mais às nossas necessidades. Outro ponto era o suporte falho, acionávamos a equipe e em muitas vezes eles só faziam o suporte localmente, o que era inviável financeiramente para nós. Trocamos pelo CART Imóveis e não tivemos qualquer problema, tanto na questão da migração de dados quanto do treinamento presencial da equipe do cartório. E o atendimento do suporte CART, tanto presencial quanto remoto, é fundamental para nós. A Alkasoft está de parabéns!”Andrew Yamaue
3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina
“Eu estou bem satisfeita com o sistema CART Imóveis. Todas as minhas pendências sempre foram prontamente resolvidas pela equipe da Alkasoft e isso pra mim é a peça chave para uma boa prestação de serviços. Com o CART, que é bem consolidado em todo o estado de SC, tenho a segurança de estar sendo bem atendida com um sistema que atende todas as exigências e provimentos do universo de registro de imóveis, com agilidade nas atualizações e necessidades do nosso cartório.”
Rafaela Roweder
2º Ofício do Registro de Imóveis de Mafra
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