Ter um acompanhamento consistente sobre a produtividade em um cartório é de grande importância para manter sua serventia eficiente e competitiva, e é aí que entra um sistema de gestão.

Implementar uma solução especializada faz toda a diferença quando é preciso otimizar processos e reduzir a incidência de erros, atrasos e desperdícios associados à rotina do cartório. Mas como fazer a escolha da tecnologia ideal?

No artigo de hoje, apresentaremos alguns dos principais fatores a serem considerados ao escolher um sistema de gestão da produtividade para cartórios. Continue a leitura e saiba mais sobre como uma solução focada neste tipo de organização pode proporcionar vantagens únicas e otimizar seus resultados.

O que levar em consideração na escolha de um sistema de gestão?

A escolha de um sistema de gestão da produtividade deve ser cuidadosa, indo além de fatores como o custo de implementação. Afinal, com a tecnologia certa, os ganhos em produtividade e eficiência serão expressivos e cobrirão rapidamente o investimento inicial realizado.

A seguir, conheça alguns dos critérios importantes para orientar essa decisão.

1. Escalabilidade e flexibilidade oferecidos pelo sistema

Uma solução que auxilie a gestão da produtividade de seu cartório deve ser capaz de acompanhar o crescimento de sua operação. Sistemas mais genéricos podem não contar com recursos e ferramentas adequados caso suas necessidades ganhem uma dimensão maior.

Por isso, a escalabilidade é um fator relevante a ser considerado na escolha de um sistema de gestão da produtividade.

Dessa maneira, procure também adotar uma solução que possa não somente lidar com o número de pedidos e processos, como também se adaptar a diferentes escalas. Assim, sua gestão não precisará fazer investimentos adicionais caso necessite lidar com uma demanda maior a ser gerenciada.

Da mesma forma, uma solução escalável não envolverá grandes gastos extras, caso sua estrutura torne-se mais enxuta de acordo com alguma mudança estratégica.

2. Facilidade de implementação da tecnologia

As demandas das organizações são cada vez mais emergenciais, exigindo agilidade em sua execução. Por isso, o sistema de gestão da produtividade deve ter uma implementação simplificada e desburocratizada, que permita uma transição rápida e confiável entre tecnologias.

3. Integração com outras ferramentas

Seu cartório provavelmente já utiliza outros softwares e bases de dados que auxiliam no registro de suas atividades. Por isso, é importante que o sistema de gestão da produtividade tenha a capacidade de se integrar a essas outras bases e ferramentas mais utilizadas.

Funções como monitoramento de processos, geração de relatórios e gestão de recursos precisam ser potencializadas.

Do contrário, pode haver duplicidades, inconsistências e retrabalhados que, diferentemente do que se espera com a adoção da solução, irão impactar negativamente na produtividade da serventia.

4. Segurança e suporte aprimorados

A segurança dos dados é uma demanda crucial nas operações dos cartórios. Especialmente com novas legislações, como a LGPD, será preciso adotar mecanismos mais completos e modernos para garantir a integridade e proteção das informações coletadas, armazenadas e utilizadas na serventia.

Assim, é fundamental avaliar os recursos de segurança oferecidos pela ferramenta. Além disso, é relevante considerar qual o nível de qualidade e disponibilidade do suporte oferecido antes, durante e após a implementação.

Por que escolher um sistema de gestão de produtividade especializado para cartórios?

No momento da escolha, você encontrará sistemas de produtividade mais generalistas e outros especializados.

Uma solução mais genérica poderá apoiar algumas atividades específicas e gerar melhorias pontuais em alguns processos. No entanto, se você quer obter o máximo de resultados e levar a produtividade e a eficiência da serventia a um novo nível, um sistema voltado especificamente para as rotinas, os desafios e as tarefas de um cartório é a escolha ideal.

Alkaflow: por que este é o sistema de gestão certo para cartórios?

Como vimos, para que a gestão de produtividade possa registrar avanços consideráveis, é necessário escolher criteriosamente o sistema a ser utilizado, priorizando uma solução focada nas demandas dos cartórios.

Por isso, o Alkaflow, sistema de gestão da produtividade da Alkasoft, é uma escolha ideal. Ele permite que os processos do cartório sejam totalmente controlados, registrados e melhorados, eliminando tarefas redundantes e burocracias que trazem morosidade para a conclusão das atividades e que prejudicam a capacidade produtiva da serventia.

Além disso, o Alkaflow auxilia a gestão da produtividade ao padronizar tarefas, contribuindo para que não se perca tempo com refações e dúvidas de execução de processos.

Ainda, ao proporcionar a automatização em rotinas operacionais, maximiza-se a produtividade individual e coletiva da equipe, permitindo que os atendimentos sejam agilizados.

Outro ponto de destaque do sistema Alkaflow está em sua capacidade de otimizar processos. As rotinas de um cartório já necessitam, pelas normas, de registros de todos seus dados e serviços. O Alkaflow garante o controle do andamento desses pedidos por meio da própria ferramenta.

Dessa forma, o Alkaflow oferece um suporte especializado e amplo para otimizar o fluxo das atividades das serventias, bem como maior poder de acompanhamento dos indicadores de produtividade e do desempenho da equipe.

Se você quer ampliar a capacidade produtiva de sua serventia e ter mais controle na gestão da equipe e da serventia, descubra mais sobre os diferenciais do Alkaflow. Fale com um de nossos consultores e solicite já uma demonstração gratuita do sistema de gestão da produtividade da Alkasoft.

Você sabe o que são indicadores de produtividade do cartório? Nas atividades e serviços prestados no cartório, saber como medir índices de performance operacional e acompanhar os processos pode fazer toda a diferença.

No entanto, isso exige investimento operacional. Sem um sistema inteligente, mensurar a produtividade pode ser conflituoso com o foco estratégico de sua gestão.

No artigo de hoje, falaremos mais sobre a importância em fazer o acompanhamento da produtividade do cartório. Continue a leitura e entenda como mensurar esse elemento tão central para os resultados de sua serventia.

3 boas práticas para medir a produtividade do cartório

Medir a produtividade do cartório é algo fundamental para controlar e aperfeiçoar a rotina da serventia.

É sempre importante lembrar de que só podemos melhorar aquilo que é medido. Portanto, fazer esse acompanhamento permite treinar, orientar e motivar sua equipe na direção certa; otimizar processos que não são eficientes; melhorar o atendimento ao cliente; entre outros objetivos essenciais das serventias.

Para fazer isso, considere as dicas a seguir.

1. Defina processos e metas em torno da produtividade do cartório

Para que os processos possam ser considerados eficientes, é necessário estabelecer parâmetros de sua produtividade. Antes de elencar os principais aspectos a serem mensurados, porém, é importante que se definam os processos.

Afinal, sem que haja uma organização sistemática dos processos que compõem as atividades do cartório, não é possível uma medição de forma prática e confiável, e você vai acabar apenas gerindo as chamadas “métricas de vaidade”, sem valor e aplicações práticas para a sua serventia.

Com isso, após definidos os processos, passamos para o estabelecimento de metas que sejam congruentes com o desenvolvimento saudável do cartório. Quais são os objetivos que a administração de seu cartório deseja atingir? Sua equipe está ciente desses objetivos e de quais resultados deve alcançar?

Lembre-se de ter um planejamento cujas práticas sejam condizentes com o alvo estabelecido. Oferecer um canal de atendimento digital, por exemplo, pode ser uma forma de garantir uma maior produtividade no setor de autenticação de documentos.

2. Selecione os indicadores-chave de desempenho (KPIs)

É recomendado, para que se tenha um bom planejamento, definir um indicador que auxilie a visualização da produtividade de cada objetivo de seu cartório.

Nesse contexto, os indicadores-chave de desempenho (ou KPIs, key-performance indicators) são úteis não apenas para mensurar a performance. A partir desses indicadores, é possível realizar a tomada de ações que otimizem de forma abrangente a eficiência da sua operação.

Os indicadores-chave de desempenho podem auxiliar na análise de padrões de comportamento. Assim, ao longo do tempo, seu cartório pode monitorar o andamento dos serviços e equipes de modo a identificar ajustes para sua otimização. Esses índices, geralmente expressos quantitativamente, podem ser baseados em:

• Tempo: o número de registros de contratos realizados a cada hora em determinado setor, por exemplo;
• Capacidade: o número máximo de clientes que podem receber atendimento em determinada unidade ou guichê, por exemplo;
• Qualidade: dados como quantidade de erros no processo ou nível de satisfação de seus clientes são alguns exemplos.

3. Utilize um sistema de gestão da produtividade

Para medir a produtividade do seu cartório, é importante que esses indicadores não sejam apenas dados dentro de um gráfico ou planilha. É necessário que se tenha um sistema para que os dados sejam analisados e compartilhados para gerar inteligência e planos de ações.

Com esse tipo de tecnologia, fica mais ágil e simples acompanhar os indicadores estabelecidos, identificar gargalos que estão impedindo sua equipe de atingir os objetivos e reconhecer os resultados e o progresso de cada profissional em relação às suas metas de produtividade. 

Assim, a avaliação de desempenho de cada colaborador será mais assertiva e justa, baseada em dados atualizados e confiáveis, que ajudarão, ainda, a destacar necessidades de treinamento da sua equipe. 

Tudo isso contribui para manter seu time calibrado, orientado a resultados, capacitado e motivado, elevando sua produtividade e eficiência.

Uma boa gestão de produtividade do cartório é mantida com boas práticas. Por isso, é importante que os resultados sejam monitorados consistentemente, em um ciclo que gere melhoria contínua.

Você gostaria de saber mais sobre formas de mensuração da produtividade do cartório? A solução de gestão de produtividade da Alkasoft, o Alkaflow, pode ajudar sua serventia a otimizar sua produtividade e sua eficiência. Saiba mais solicitando uma demonstração.

Automatizar processos e serviços não é mais apenas uma tendência ou alternativa para organizações maiores. A automação se tornou um elemento essencial para empreendimentos de todos os portes e escopos, sendo cada vez mais central para ajudar a garantir o sucesso contínuo.

De forma simplificada, automatizar processos significa tornar as tarefas manuais em automatizadas por meio de tecnologia usando dados e integração de sistemas.

Com isso, a automação de processos é uma etapa importante para a gestão das organizações, pois pode aumentar a competitividade, eficiência, produtividade e trazer outros ganhos relevantes.

Continue a leitura para saber mais sobre os muitos motivos para automatizar processos e serviços em cartório. Acompanhe.

Automatização de processos: por que é tão importante?

A pandemia fez com que mais e mais organizações se comprometessem a acelerar seus planos de transformação digital. Isso se deve em parte ao fato de que as empresas precisarão se tornar ainda mais eficientes para manter o crescimento e, em alguns casos, sobreviver no novo cenário que está se moldando.

De maneira geral, a adoção da automação de processos é vital para reduzir custos, aumentar a eficiência e melhorar a satisfação do cliente e do colaborador. Ela também é vital para garantir incremento produtivo e padronização de processos.

Quais são as principais vantagens de automatizar processos e serviços em cartório?

As vantagens em ter processos automatizados em um cartório são diversas. Afinal, as serventias têm fluxos de processos, muitas vezes, longos e complexos e que, com o trabalho estritamente manual, acabam se tornando mais morosos, passíveis de erros e burocratizados, reforçando estigmas que alguns clientes ainda vinculam a esse tipo de organização.

Com isso, os ganhos em termos de satisfação do cliente e construção de uma melhor imagem de credibilidade também são consideráveis ao automatizar processos e serviços em cartório.

Resumidamente, as principais vantagens dessa automatização incluem:

• Economia de tempo: tarefas repetitivas podem ser concluídas mais rapidamente ao automatizar processos.
• Maior eficiência operacional: a automação reduz tempo, esforço, custo e erros manuais, o que impacta diretamente em sua eficiência.
• Maior satisfação do funcionário: lidar com um grande volume de tarefas manuais tende a ser enfadonho e trabalhoso para o colaborador, que pode se sentir desmotivado com isso. A automação permite liberar sua equipe de muitas dessas atividades e se envolver em maior geração de valor, o que deve refletir na satisfação do funcionário. 
• Maior satisfação do cliente: o cliente também deverá ficar mais satisfeito. Uma equipe mais motivada atende melhor os usuários do cartório. Além disso, como os processos poderão ser desenvolvidos mais ágil e eficientemente, isso deve ser reconhecido também pelo cliente, que receberá um melhor atendimento. 
• Mais produtividade: com a automação no cartório, é possível realizar mais em menos tempo. Sua equipe poderá se dedicar a outras tarefas para as quais, antes, não tinha tempo, gerando um incremento produtivo relevante para a serventia.
• Melhor qualidade e consistência do serviço: a automatização de processos garante resultados de alta qualidade, pois cada tarefa é realizada de forma padronizada, sem viés subjetivo que leva, muitas vezes, ao erro humano.
• Redução de custos: quanto mais atividades precisam ser feitas manualmente, mais recursos humanos, financeiros e materiais devem ser necessários. Com a automação, a demanda por tais recursos é reduzida, trazendo uma diminuição potencial nos gastos do cartório.

Como a automatização de processos pode ser aplicada na rotina do cartório?

Os cartórios apresentam rotinas que envolvem um fluxo complexo de informações e tarefas. E essas ainda são conduzidas de maneira manual em algumas serventias, limitando sua eficiência, produtividade e resultados. 

Ao automatizar processos e serviços, torna-se possível minimizar gargalos e impulsionar o desempenho da equipe e da serventia para um novo patamar. 

Dessa forma, com as tecnologias de automação, a maior parte das etapas de processos do cartório pode ser reproduzida de maneira mais digitalizada e eficiente, refletindo em mais rapidez no atendimento ao cliente.

É possível, por exemplo, integrar os livros de protocolo, registro geral e auxiliar, indicador real e pessoal com esse tipo de solução. Ainda, fazer a emissão de certidões, ofícios e relatórios torna-se algo muito mais prático e ágil.

Além disso, calcular guias de emolumentos e orçamentos para imóveis, por exemplo, passam a ser rotinas automatizadas e mais precisas para o cartório ao automatizar processos e serviços.

O controle de protocolos, cadastro de matrículas em lote, controle de livro caixa e validação de autenticidade de documentos via certificado digital são outras atividades da rotina que podem ser beneficiadas com a automação no cartório.

Outra transformação possível é fazer a distribuição automática de atividades com o uso de um sistema para cartório focado em automação e produtividade.

Como promover a automação no cartório?

Conheça algumas boas práticas para incluir em seu planejamento para automatizar processos e serviços em sua serventia.

1. Realize mapeamento de processos

Um dos passos iniciais é levantar seus processos atuais para ter uma visão sistemática das operações e identificar possíveis gargalos ou tarefas duplicadas/desnecessárias.

2. Elenque os processos e tarefas a serem automatizados 

Depois de mapear seus processos, avalie quais deles e quais atividades podem ser beneficiados com a automação.

Se na etapa anterior você já detectou inconsistências, erros e problemas que devem ser combatidos, é o momento também de avaliar como isso poderá ser feito com a automação.

3. Escolha um sistema para cartório

A forma mais simples, rápida e eficiente para automatizar processos e serviços é adotar um sistema especializado nas rotinas de cartórios.

Este tipo de solução já proporcionará no primeiro momento ganhos consistentes ao focar nas rotinas exclusivas das serventias e oferecer maneiras seguras, ágeis e produtivas de automatizá-las.

4. Treine sua equipe

A automação no cartório somente será bem-sucedida se sua equipe realmente adotar o sistema escolhido e as transformações nas formas de trabalho. Alguns membros poderão ter mais resistência a mudanças, o que pode prejudicar os resultados da implementação.

Para ajudar a vencer essas barreiras, é importante incluir seus colaboradores em todas as etapas, ouvir suas dúvidas e sugestões, demonstrar como a mudança será vantajosa para eles e oferecer treinamento para que todos extraiam o máximo de benefício da automação.

Se você ficou interessado em automatizar processos e serviços, veja nossas dicas para escolher o melhor sistema para cartório.

Manter a digitalização de matrículas e registros de cartório vem se tornando cada vez mais um ponto de partida para gerar diferencial e mais eficiência nos serviços oferecidos. Serviços digitais já são uma potência no mercado, permitindo que se tenha custos operacionais menores e maior agilidade na realização de tarefas e no atendimento ao cliente.

Nesse contexto, a Recomendação n.º9 do CNJ (Conselho Nacional de Justiça), referente à digitalização de matrículas e registros, foi estabelecida frente aos acidentes que podem ocorrer com os documentos, sugerindo que o cartório mantenha cópias digitais.

No entanto, para que se dê o passo de digitalização na serventia, é necessário que se crie um fluxo coerente e organizado de processos que garantam a otimização da digitalização, sem onerar as rotinas do cartório.

Sua serventia enfrenta dificuldades em implementar uma digitalização de matrículas eficiente? Está em dúvida sobre como organizar essa rotina no cartório com o apoio da tecnologia? 

Então, continue a leitura. Neste artigo, apresentaremos dicas de ações e boas práticas que podem tornar a digitalização de matrículas e registros mais ágil. Acompanhe a seguir.

1. Defina os processos para viabilizar a digitalização de matrículas e registros

O processo de digitalização de matrículas e registros no cartório depende de um caminho claro. Para que esse caminho seja mapeado, é preciso entender o fluxo que seu cartório opera e quais são os gargalos a serem combatidos em sua reestruturação.

Quando as informações são trabalhadas no ambiente digital, os processos precisam estar centralizados em um sistema para cartório que seja coerente às rotinas, tarefas, desafios e exigências legais deste tipo de operação.

Os sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) devem estar, portanto, integrados a sistemas de gestão de cartório que lidam com as rotinas associadas a matrículas e registros, permitindo, assim, um fluxo de trabalho mais fluido, ágil e eficiente.

2. Atualize o sistema com o apoio de tecnologias inteligentes

A digitalização de matrículas e registros ganha agilidade quando os processos estão devidamente alinhados. Isso pode ser alcançado com a implementação de uma tecnologia que permita organizar prazos, elencar processos, priorizar tarefas e integrar suas equipes. Nesse ponto, escolher a ferramenta ideal faz toda a diferença.

É importante considerar que as funcionalidades e benefícios de digitalização de matrículas e registros não se resumem à esfera operacional. Com isso, é preciso que se tenha um sistema acessível, que garanta a integridade das informações de matrículas e registro tanto para seus clientes e equipes internas quanto para apoiar seu processo de tomada de decisões mais estratégicas.

3. Adote um sistema que esteja dentro dos padrões e normas de segurança vigentes

Garantir a autenticidade dos registros e matrículas é algo vital para as operações de rotina no cartório. Portanto, é importante que se tenha um sistema que utilize protocolos de segurança que possam salvaguardar as informações e garantir sua integridade.

A Medida Provisória 2.200-2/2001, que institui a ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas) brasileira, reconhece a validade e autenticidade de documentos eletrônicos. Isso significa que matrículas e registros nativamente eletrônicos podem ter sua segurança garantida e atestada.

Tecnologias como o Blockchain e os selos digitais emitidos pelos Tribunais de Justiça estaduais permitem a autenticidade e arquivamento devidos a matrículas e registros realizados com segurança e agilidade.

4. Implemente um sistema que automatize as rotinas no cartório

A digitalização de matrículas e registros, para uma serventia, deve ser uma aliada não apenas para fornecer mais agilidade aos processos, como também para a potencialização da produtividade.

Por isso, é importante que o sistema para cartório a ser implementado na sua digitalização ofereça ferramentas e recursos que garantam maior potencial de autonomia e integração para os setores.

Aspectos como a forma de indexação dos documentos digitalizados, ou, ainda, a possibilidade de cadastros em lotes são importantes. Dessa forma, é possível, inclusive, manter uma estrutura mais enxuta, porém que atenda as demandas de digitalização de matrículas e registros de seu cartório.

Você está em busca de soluções que facilitem a digitalização de matrículas e registros na sua serventia? Seu cartório precisa ter mais agilidade nos processos que envolvem esses documentos?

Então, conheça o sistema para cartório CART Imóveis da Alkasoft e conquiste mais rapidez, eficiência e conformidade para as tarefas de rotina do cartório.

A transformação digital é uma realidade que veio para ficar. Ela foi acelerada com a pandemia, e, daqui para a frente, será requisito básico para organizações produtivas, eficientes e comprometidas com a segurança dos dados e com a qualidade do atendimento ao cliente. Se sua serventia ainda não está inserida neste contexto, é hora de começar a pesquisar qual o melhor sistema para cartório para que sua organização se alinhe a essa realidade e se prepare para vencer os desafios futuros.

Sua serventia deve lidar com problemas como custos que precisam ser controlados, erros e retrabalhos, produtividade abaixo do esperado, entre outros, não é mesmo? Pois saiba que, ao optar pela tecnologia certa, esses e outros gargalos poderão ser minimizados ou, mesmo, eliminados. 

Assim, utilizar o melhor sistema para cartório já não é apenas recomendado ou uma tendência para ficar de olho, mas algo fundamental para gerar vantagem competitiva e ganhos estratégicos valiosos para sua serventia.

Por isso, confira, a seguir, dicas essenciais para ajudar você a escolher o melhor sistema para impulsionar os resultados de seu cartório. Acompanhe.

O que analisar para escolher o melhor sistema para cartório?

Escolher o melhor sistema para cartório é algo que deve ser feito criteriosamente, analisando as tecnologias disponíveis e identificando a que oferece os recursos e funcionalidades prioritários para a sua serventia.

Entre os pontos que devem ser observados para a escolha da melhor solução tecnológica, estão:

• O melhor sistema para cartório será 100% online (sistema em nuvem);
• Será especializado para a realidade e os desafios dos cartórios;
• Oferecerá recursos de segurança amplos e aprimorados;
• Contará com atualizações constantes, suporte e treinamento;
• Proporcionará ganhos consistentes na produtividade;
• Será desenvolvido por uma empresa reconhecida e de credibilidade no mercado;
• Oferecerá integração com o sistema de gestão da serventia.

A seguir, confira, em mais detalhes, porque estes pontos são tão importantes e não podem faltar no melhor sistema para cartório.

1. Prefira um sistema 100% online

A digitalização orienta cada vez mais a rotina pessoal e profissional. E, com a tendência de termos modelos de trabalho mais flexibilizados no pós-pandemia, esse aspecto permanecerá em destaque.

Essa transformação também demandará de sua serventia algumas adaptações. Contar com um sistema que ofereça acesso remoto, de onde você ou sua equipe estiver, é algo que será cada vez mais indispensável. Por isso, o melhor sistema para cartório já está preparado para este cenário e é 100% online.

Além disso, um sistema online para cartório apresenta diversas vantagens adicionais, como:

• Centralização do armazenamento de dados;
• Facilidade de acesso às informações;
• Camadas extras de segurança;
• Atualizações constantes;
• Conformidade com normas legais;
• Entre outras.

2. Escolha uma solução com recursos e funções especializados para cartórios

Pode parecer simplista, mas esse é um ponto que, muitas vezes, é deixado em segundo plano. O melhor sistema para cartório será aquele desenvolvido e aprimorado para atender às demandas tão características e exclusivas desse tipo de negócio.

Veja por que o melhor sistema para cartório é o especializado:

• Um sistema generalista contribui para administrar e automatizar algumas rotinas, mas esse apoio é bastante limitado;
• Uma solução especializada é focada exclusivamente nas rotinas cartoriais e no atendimento a obrigatoriedades do setor, como o Provimento nº 74;
• Entre os recursos de um sistema especializado estarão aqueles que realmente farão diferença para gerar melhorias e melhores resultados, considerando suas reais necessidades.

Fazendo este tipo de escolha, será possível digitalizar a sua serventia, modernizá-la e contar com todos os benefícios que a automatização de atividades pode proporcionar ao negócio.

3. Leve os diferenciais de segurança em consideração

Segurança é um atributo central para escolher o melhor sistema para cartório. Afinal, as serventias lidam com um grande volume de dados sensíveis, que demandam sigilo e proteção, inclusive no que diz respeito à sua integridade em caso de incidentes, como o roubo ou a falha de equipamentos.

Por esse motivo, o melhor sistema para cartório apresentará diferenciais de segurança que contribuirão para evitar a perda completa ou parcial do acervo eletrônico de dados e imagens de seu negócio, além da interrupção no atendimento em função de ameaças e perdas de informações que comprometam as operações.

Um dos pontos cruciais nessa escolha, portanto, é verificar se o sistema oferece a vantagem do backup em nuvem de seus dados, gerando uma cópia segura e não contaminada das informações.

4. Cheque se há serviço de suporte e treinamento

O melhor sistema para cartório também é aquele que apresenta usabilidade facilitada e que sua equipe realmente consegue utilizar e extrair benefícios em seu dia a dia. Para que isso ocorra, é importante contar com suporte técnico prestado por uma equipe especializada em cartórios e na migração de dados entre sistemas.

Assim, desde a implementação até as aplicações mais rotineiras, você saberá que terá o apoio necessário para, de fato, gerar diferenciais factíveis com o uso do novo sistema.

5. Verifique a credibilidade do fornecedor para escolher o melhor sistema para cartório

Outro cuidado crucial para não errar na escolha é averiguar qual é a empresa desenvolvedora, como é sua reputação no mercado, solicitar exemplos de cases de sucesso e feedback de outros clientes.

Assim, você tomará uma decisão mais segura e terá a certeza de que o que está sendo oferecido realmente é cumprido na prática.

6. Confirme se o sistema é integrável

Este é um ponto desconsiderado por algumas organizações e que gera grandes dores de cabeça. Tanto para proporcionar escalabilidade em suas operações quanto para possibilitar uma implementação e uso fluidos e ágeis, é essencial que a solução seja integrável ao sistema de gestão utilizado ou a ser implementado em sua serventia.

7. Considere como o sistema irá elevar a produtividade

Um dos grandes desafios enfrentados pelas serventias é o de melhorar a produtividade da equipe. Contratar mais pessoal nem sempre é viável ou a solução mais eficiente para vencer esse desafio.

O caminho pode estar na contratação do melhor sistema para cartório. Para ter certeza de que essa ferramenta realmente tenha o potencial necessário para tornar sua equipe mais produtiva, verifique pontos como:

• O sistema oferece automação das principais rotinas do cartório?
• Ele permite a otimização e o controle dos fluxos de trabalho?
• É possível monitorar indicadores de produtividade globais e individuais com o sistema?
• A delegação e o balanceamento de tarefas são simples e gerenciados de modo automatizado?

Por que o Alkaflow é o melhor sistema para cartório voltado para a produtividade?

O Alkaflow é o sistema da Alkasoft 100% voltado para a realidade dos cartórios e em oferecer soluções para elevar a sua produtividade.

Ele permite um maior controle sobre o fluxo de tarefas e a otimização dos processos da serventia, oferecendo ao gestor uma forma prática e eficiente de monitorar tudo o que ocorre no cartório, por meio de dashboards, relatórios, indicadores e outros recursos.

O sistema está acessível 100% na nuvem, tem interface amigável e moderna. Além disso, oferece sofisticados mecanismos de segurança para os seus dados e conta com integração com o sistema CART Imóveis.

Você identifica seu cartório com os desafios a seguir?

• Promover melhor organização e enxugar os processos do cartório;
• Agilizar o atendimento e etapas dos serviços;
• Melhorar a comunicação interna e externa;
• Otimizar o tempo produtivo de cada colaborador e de toda a equipe;
• Controlar facilmente indicadores e o desempenho dos funcionários;
• Agilizar e automatizar a distribuição de tarefas;
• Ter visão sistêmica e controle total de sua gestão.

Se sua serventia quer melhorar esses e outros aspectos relacionados aos seus fluxos de trabalho, eficiência e produtividade, saiba que o melhor sistema para cartório para vencer seus desafios é o Alkaflow.

Entre suas principais funcionalidades, o Alkaflow conta com:

• Dashboard com indicadores estratégicos;
• Agenda para controle de tarefas e para facilitar a comunicação com a equipe;
• Método Kanban para organizar fluxos e tarefas de trabalho;
• Checklist para padronizar tarefas e evitar erros ou esquecimentos de fases;
• Relatórios e estatísticas detalhados que auxiliam na tomada de decisão estratégica;
• Ranking para promover competição saudável e reconhecer os resultados obtidos pelos colaboradores, entre outros.

Assista a uma demonstração e veja de maneira prática porque o Alkaflow é o melhor sistema para cartório!

Você já ouviu falar na sigla PQTA, certo? O Prêmio de Qualidade Total da Anoreg é, inclusive, cobiçado pelos serviços notariais e de registro de todo o país. Mas como ganhar esse prêmio? Quais são os requisitos PQTA?

Explicamos a seguir o que você deve fazer para conquistá-lo. Confira!

O que é PQTA? 

PQTA ou Prêmio de Qualidade Total da Anoreg é um prêmio de qualidade e excelência entregue aos serviços notariais e de registro. Mas não é qualquer serviço extrajudicial que consegue recebê-lo. O prêmio envolve uma série de requisitos de qualidade e excelência na gestão organizacional da serventia e na prestação de serviços aos usuários. 

Na auditoria do PQTA, são considerados pontos essenciais para uma boa gestão estratégica, instalações físicas, dentre outros fatores. 

O prêmio é separado em algumas categorias conforme o cumprimento dos requisitos do checklist. Veja: 

• Cumprimento de 0% a 35% da lista: Menção Honrosa. 

• Cumprimento de 36% a 49%: Prêmio Bronze. 

• Cumprimento de 50% a 84%: Prêmio Prata.

• Cumprimento de 85% a 94%: Prêmio Ouro.

• Cumprimento de 95% a 100%: Prêmio Diamante. 

Em 2020, a premiação também anunciou uma nova categoria de premiação: a Master Rubi, voltada para aqueles que participam do PQTA há oito anos.

E o que envolve essa auditoria? Quais são os requisitos do PQTA? Antes de falar dos requisitos, você deve estar se perguntando qual a vantagem de receber esse prêmio, certo? Será só um “certificado na parede”? Certamente não.

Vantagens para os cartórios

A premiação PQTA foi criada para engajar a classe de serviços notariais e de registro na prestação de serviços de excelência. A ideia é fazer com que os gestores invistam em qualidade e melhoria dos processos para entregar mais eficiência e segurança à sociedade. 

No entanto, quem cumpre os requisitos PQTA acaba proporcionando benefícios aos próprios cartórios. 

O primeiro deles é que, a partir do momento em que o serviço tem maior valor agregado, o negócio ganha mais reconhecimento. Como consequência disso, é possível experimentar um diferencial competitivo perante os concorrentes. Afinal, o cartório garante uma boa imagem e a credibilidade perante a população.

Podemos citar outras vantagens que o prêmio traz para o cartório, como:

• Gestão de alta performance, com estabelecimento de políticas organizacionais, política de gerenciamento de riscos e posicionamento institucional;

• Fidelização do público, com monitoramento de todas as etapas do atendimento;

• Redução de custos com a otimização dos processos internos;

• Serviços realizados com maior qualidade e eficiência;

• Equipe motivada, produtiva, envolvida e consciente;

• Diminuição dos prazos de entrega dos atos.

Quais os requisitos do PQTA e como consegui-lo?

Para garantir o PQTA, o gestor do cartório deve se inscrever para a auditoria até o mês de junho no site da Anoreg. 

Na hora da inscrição você deve selecionar sua modalidade: Modalidade 1 (cartórios com até 5 colaboradores) ou Modalidade 2 (cartórios médios e grandes com mais de 5 colaboradores).

Em seguida, você receberá um checklist com perguntas específicas que abordam os diversos requisitos PQTA espalhados em 10 categorias distintas:

1. Gestão da Informação e Controle de Dados;

2. Gestão da Segurança e Saúde do Trabalho;

3. Continuidade de Negócios;

4. Gestão Socioambiental;

5. Gestão da Inovação;

6. Gestão Operacional;

7. Gestão de Pessoas;

8. Compliance;

9. Instalações;

10. Estratégia.

Cada uma dessas categorias abrange requisitos do PQTA específicos. Na categoria “Estratégia”, por exemplo, temos “missão, visão e valores definidos e documentados, de forma que sejam de conhecimento de todos os que trabalham e frequentam o ambiente”.

Confira todos os requisitos PQTA aplicáveis em 2020.

A partir das respostas, será possível identificar se o cartório atende ou não àquele requisito. Cada pergunta tem uma pontuação. Em seguida, ocorrerá uma auditoria, que normalmente é realizada nos meses de agosto e setembro. Durante a pandemia, ela ocorreu de maneira online. 

Seja como for, é o momento em que o auditor verifica o checklist e classifica o grau de implementação de 4 formas: conforme, parcialmente conforme, não conforme e não aplicável: o requisito não é aplicável.

Após a auditoria, o auditor soma a pontuação e define a premiação da serventia conforme mencionamos (de menção honrosa à diamante).

Atender aos requisitos PQTA e conquistar o prêmio é um grande feito para os cartórios. A população ainda enxerga os serviços notariais e de registro como um mal necessário, mas o prêmio tenta mudar essa ideia. Afinal, aqueles que o conquistam conseguem se destacar no mercado e ir além do básico, sempre pensando na prestação de serviços excelentes.

Uma boa forma de cumprir vários requisitos PQTA é adotar um sistema para seu cartório. Veja o que não pode faltar na hora de escolher um sistema para tabelião!

Quando falamos em eleger um sistema adequado para seu cartório, é importante compreender o impacto que o tabelião desempenhará nessa escolha. Um sistema para tabelião deve levar em conta, por exemplo, os procedimentos, relativamente recentes (prescritos pela Lei n°11.441/2007, que torna mais célere alguns processos previstos no Código de Processo Civil), que são agora de responsabilidade do tabelionato.

Processos extrajudiciais, como inventários, lavramento de escrituras, divórcios e outros podem ser realizados pela figura do tabelião, considerando os princípios da oficialidade. Em virtude disso, um sistema para tabelião deve garantir que esses processos possam ser mais acessíveis e garantir sua integridade e segurança.

Neste artigo, descubra mais sobre a importância do tabelião na tomada de decisão quanto ao sistema a ser implementado para o cartório. Destacaremos, também, alguns pontos que um sistema para tabelião deve contemplar para que as atividades do cartório possam ser desempenhadas com o máximo de eficiência e agilidade possíveis. Confira mais a seguir.

Por que um sistema para cartório deve ser pensado como um sistema para tabelião?

A atividade notarial é composta por princípios que conduzem a função e garantem sua integridade. Ao implementar um sistema para digitalização em um cartório, é importante considerá-lo e pensá-lo como um sistema para tabelião.

A chamada conservação preventiva, por exemplo, envolve diversas medidas para impedir a degradação dos livros e documentos do cartório. E um sistema inteligente especializado pode ser o primeiro passo para a transformação desse modelo de trabalho.

A decisão quanto ao sistema para tabelião deve contemplar também a responsabilidade em exercer o assessoramento em procedimentos específicos em relação às partes do processo extrajudicial. Sendo assim, é necessária uma solução desenvolvida e atualizada para dar o suporte que o tabelião realmente precisa para exercer suas atividades com eficiência.

Quais são os pontos essenciais em um sistema para tabelião?

Sabemos que a demanda diária dos processos cartoriais extrajudiciais não só aumentou, como também se tornou mais complexa. Registros de imóveis, documentos, notas e demais outros tipos de documentos necessitam de um arquivamento que possa inibir erros e problemas que normalmente ocorreriam como resultado da movimentação e manuseio humano.

Um sistema para tabelião pensado para atender às rotinas de um cartório deve proporcionar maior facilidade para este tipo de trabalho. E, para que isso seja atingido, é preciso considerar as funcionalidades oferecidas pelo sistema, bem como a forma com que tal ferramenta será implementada e suas medidas de segurança ao lidar com a informação do tabelionato.

Consideremos os seguintes pontos no momento de escolher o sistema para tabelião ideal:

Controle

Cumprir prazos e realizar um registro correto depende de uma ferramenta que possa controlar com eficácia a grande demanda. Um sistema para tabelião deve primar pela facilidade de acesso à documentação e protocolos, bem como sua centralização dentro da inteligência interna do cartório.

Funções de busca por número, data, guia de entrada e impressões personalizadas, por exemplo, são grandes diferenciais a serem priorizados nesta escolha.

Usabilidade do sistema para tabelião

O sistema para tabelião deve ser completo, satisfazendo necessidades do cartório e sendo de fácil acesso e navegação para armazenamento. É preciso que se tenha rápido acesso à interface principal e uma usabilidade intuitiva, seja para documentos registrados ou para os dados gerados pelo próprio sistema.

Dentro deste critério, também é importante que se priorize um sistema em nuvem, que permita uma experiência de uso assertiva a partir de qualquer lugar e qualquer dispositivo com acesso à internet.

Integração

A utilização do sistema para tabelião deve ser capaz de integrar-se aos órgãos oficiais e centrais de contato. Dessa maneira, o controle dos serviços torna-se mais flexível e permite a rápida validação dos processos.

Armazenamento

Com uma demanda crescente de registros e o aumento de volume de documentações diárias a serem manipuladas, o sistema para tabelião hoje necessita de um grande espaço de armazenamento alocado.

Por esse motivo, busque um sistema para o cartório que envolva um serviço de armazenamento robusto e que mantenha cópias de segurança em diferentes níveis em tecnologias de armazenamento.

Segurança

A segurança deve ser uma linha condutora de todos os serviços e recursos oferecidos por um sistema para tabelião.

Os dados armazenados por serventias demandam um alto padrão em termos de infraestrutura de proteção contra vazamentos, perda, acesso indevido, cibercrimes e outras situações.

Por isso, o tabelião tem o poder de escolha de um sistema que apresente diferenciais como armazenamento e backup em nuvem, criptografia, atualizações constantes para elevar a segurança e siga as prescrições sobre a segurança que constam no Provimento nº 74/2018. 

Como vimos, o tabelião tem um papel central para buscar e escolher o sistema ideal para sua serventia. Todos os pontos indispensáveis vistos aqui e muitos outros são contemplados no sistema para tabelião da Alkasoft.

Que tal ver na prática como essa solução pode beneficiar seu cartório? Solicite uma demonstração do sistema CART e conheça o melhor software para controle e informatização de cartórios.

Na prática, melhorar a produtividade envolve obter o máximo possível em menos tempo, com mais eficiência e menos recursos e desperdícios. Conforme aumenta a produtividade, uma organização pode transformar mais facilmente recursos em receitas.

E na realidade das serventias, como é possível aumentar a produtividade do cartório? Descubra, a seguir, dicas essenciais para tornar sua serventia mais produtiva.

Por que melhorar a produtividade do cartório é tão importante?

Melhorar a produtividade é importante porque aumentá-la pode elevar a receita a partir dos mesmos ou de menos recursos. Se as condições de mercado permanecerem iguais, isso se traduzirá em despesas mais baixas e lucros maiores.

Os lucros obtidos por meio da produtividade levam, em última análise, ao sucesso contínuo do negócio e à prestação de um serviço melhor e mais ágil ao cliente, o que se reflete na satisfação da população com o atendimento obtido em sua serventia.

Além disso, ambientes de trabalho produtivos também têm um efeito positivo no nível de satisfação dos colaboradores. Locais de trabalho improdutivos podem causar estresse desnecessário para os funcionários, o que pode levar membros talentosos da equipe a procurar emprego em outro lugar.

O que ajustar em sua serventia para melhorar a produtividade do cartório?

Há diversos caminhos e iniciativas que podem contribuir para elevar a produtividade do cartório. Entre as ações essenciais, destacam-se:

Defina responsabilidades com clareza e faça balanceamento de tarefas

Alguns profissionais não utilizam toda a sua capacidade produtiva por não saberem bem como desempenhar suas tarefas ou por não estarem cientes de qual é a sua contribuição para determinados processos.

Por isso, é fundamental primeiro comunicar e treinar para depois acompanhar, mensurar e otimizar. Também é importante balancear bem a divisão de responsabilidades entre os membros da equipe, evitando que alguém fique sobrecarregado enquanto o colega está ocioso.

Promova comunicação e cultura produtivas

Ruídos de comunicação e canais ineficientes podem prejudicar a produtividade do cartório. Por isso, estabeleça uma comunicação interna proativa e aberta para comunicar e dar feedback e ouvir os colaboradores.

Isso também precisa refletir na cultura do negócio, movendo o foco para uma cultura de resultados, associada à produtividade e alcance de metas.

Motive e reconheça sua equipe

Uma equipe motivada tende a trabalhar melhor e a entregar melhores resultados – inclusive em termos de produtividade do cartório. 

Assim, busque criar um clima organizacional positivo, uma liderança ativa e próxima e reconheça as vitórias, as melhorias e os resultados alcançados pelos colaboradores, retroalimentando, dessa forma, o seu engajamento com a produtividade e os objetivos da serventia.

Invista em tecnologia para potencializar a produtividade do cartório

A tecnologia pode ser uma grande aliada para se ter um cartório mais produtivo. Ela pode ajudar a:

• Reduzir a burocracia;
• Tornar processos mais enxutos e eficientes;
• Automatizar atividades morosas e manuais que limam a produtividade da equipe;
• Diminuir a margem para erros que prejudicam a performance dos profissionais;
• Entre outros ganhos que se traduzem diretamente em incremento produtivo.

Quer conhecer um exemplo que já é um case de sucesso em serventias? Veja a seguir!

Benefícios do Alkaflow para melhorar a produtividade do cartório

A rotina dos cartórios é complexa e dinâmica. Quando o gestor consegue aumento da produtividade, proporciona agilidade, precisão e qualidade no atendimento. E esse é um dos benefícios do Alkaflow. O uso de um sistema de produtividade voltado 100% para cartórios automatiza determinados processos e garante um maior controle sobre o fluxo de tarefas.

Se você precisa de uma ferramenta tecnológica para melhorar a produtividade do cartório, conheça os benefícios do Alkaflow!

Ajuda a melhorar a organização de processos no cartório

Para garantir a eficiência e produtividade do cartório, o gestor deve ter um controle completo sobre os processos. Apesar de ser um grande obstáculo, um dos benefícios do Alkaflow é melhorar toda a organização de processos no cartório.

A partir do monitoramento total de todas as etapas dentro do cartório, o sistema confere agilidade nos processos de documentação e controle de fluxo. Além disso, dá ao gestor a possibilidade de fazer um checklist de operações, que pode ser configurado em cada etapa de trabalho, garantindo, com isso, a visão sistêmica e estratégica da serventia. Como resultado, vemos o aumento no desempenho e na produtividade dos colaboradores.

Se você está buscando mais organização de processos no cartório, utilize o Alkaflow. Mas não se esqueça de ter uma estratégia condizente com seus processos, que atendam às suas necessidades, e monitore sua gestão, otimizando esses processos operacionais.

Contribui para solucionar dificuldades na comunicação externa e interna

Um grande obstáculo que diversos gestores enfrentam no cartório é a falha na comunicação. Esse problema interfere diretamente na produtividade, porque impacta de forma negativa o relacionamento com o cliente e dentro das próprias equipes.

Pensando em solucionar as dificuldades na comunicação externa e interna, o Alkaflow permite a definição de responsabilidade de cada colaborador dentro do cartório, com distribuição automática de tarefas. Esse é um ponto importante porque auxilia o funcionário a executar aquilo que é de sua responsabilidade dentro do prazo, sem prejudicar etapas posteriores e o fluxo de trabalhos.

E se o problema for a integração dos sistemas dentro do cartório? Não se preocupe, pois o Alkaflow tem integração com o sistema CART, da Alkasoft.

Favorece o bom desempenho com indicadores

Para saber se os colaboradores estão realmente produtivos, o gestor deve encontrar formas de medir a performance do cartório, certo? Caso contrário, poderá ter problemas na qualidade dos serviços prestados no médio e longo prazo.

Diante disso, para garantir o bom desempenho, é fundamental ter indicadores para medir a performance. Afinal, eles são capazes de mensurar um resultado específico que é considerado essencial para as operações.

Um dos benefícios do Alkaflow é possibilitar ao gestor acompanhar os indicadores internos por meio de um dashboard inteligente. É também possível fazer o gerenciamento de relatórios e estatísticas, que contribuem para uma tomada de decisão mais assertiva e que também garantirá o bom desempenho. Por fim, o sistema também viabiliza a análise de desempenho individual dos colaboradores e das equipes.

Os benefícios da Alkaflow relacionados ao aumento da produtividade são muitos e permitem ao gestor ter o controle total da gestão da serventia. Além disso, é importante destacar que o sistema trabalha com alta tecnologia para garantir o armazenamento de dados com máxima segurança, 100% baseado em nuvem, com atualizações automáticas e backup na nuvem.

Conheça já o Alkaflow e veja como ele pode ajudar na produtividade do seu cartório!