A transformação digital é uma realidade que veio para ficar. Ela foi acelerada com a pandemia, e, daqui para a frente, será requisito básico para organizações produtivas, eficientes e comprometidas com a segurança dos dados e com a qualidade do atendimento ao cliente. Se sua serventia ainda não está inserida neste contexto, é hora de começar a pesquisar qual o melhor sistema para cartório para que sua organização se alinhe a essa realidade e se prepare para vencer os desafios futuros.
Sua serventia deve lidar com problemas como custos que precisam ser controlados, erros e retrabalhos, produtividade abaixo do esperado, entre outros, não é mesmo? Pois saiba que, ao optar pela tecnologia certa, esses e outros gargalos poderão ser minimizados ou, mesmo, eliminados.
Assim, utilizar o melhor sistema para cartório já não é apenas recomendado ou uma tendência para ficar de olho, mas algo fundamental para gerar vantagem competitiva e ganhos estratégicos valiosos para sua serventia.
Por isso, confira, a seguir, dicas essenciais para ajudar você a escolher o melhor sistema para impulsionar os resultados de seu cartório. Acompanhe.
O que analisar para escolher o melhor sistema para cartório?
Escolher o melhor sistema para cartório é algo que deve ser feito criteriosamente, analisando as tecnologias disponíveis e identificando a que oferece os recursos e funcionalidades prioritários para a sua serventia.
Entre os pontos que devem ser observados para a escolha da melhor solução tecnológica, estão:
- O melhor sistema para cartório será 100% online (sistema em nuvem);
- Será especializado para a realidade e os desafios dos cartórios;
- Oferecerá recursos de segurança amplos e aprimorados;
- Contará com atualizações constantes, suporte e treinamento;
- Proporcionará ganhos consistentes na produtividade;
- Será desenvolvido por uma empresa reconhecida e de credibilidade no mercado;
- Oferecerá integração com o sistema de gestão da serventia.
A seguir, confira, em mais detalhes, porque estes pontos são tão importantes e não podem faltar no melhor sistema para cartório.
1. Prefira um sistema 100% online
A digitalização orienta cada vez mais a rotina pessoal e profissional. E, com a tendência de termos modelos de trabalho mais flexibilizados no pós-pandemia, esse aspecto permanecerá em destaque.
Essa transformação também demandará de sua serventia algumas adaptações. Contar com um sistema que ofereça acesso remoto, de onde você ou sua equipe estiver, é algo que será cada vez mais indispensável. Por isso, o melhor sistema para cartório já está preparado para este cenário e é 100% online.
Além disso, um sistema online para cartório apresenta diversas vantagens adicionais, como:
- Centralização do armazenamento de dados;
- Facilidade de acesso às informações;
- Camadas extras de segurança;
- Atualizações constantes;
- Conformidade com normas legais;
- Entre outras.
2. Escolha uma solução com recursos e funções especializados para cartórios
Pode parecer simplista, mas esse é um ponto que, muitas vezes, é deixado em segundo plano. O melhor sistema para cartório será aquele desenvolvido e aprimorado para atender às demandas tão características e exclusivas desse tipo de negócio.
Veja por que o melhor sistema para cartório é o especializado:
- Um sistema generalista contribui para administrar e automatizar algumas rotinas, mas esse apoio é bastante limitado;
- Uma solução especializada é focada exclusivamente nas rotinas cartoriais e no atendimento a obrigatoriedades do setor, como o Provimento nº 74;
- Entre os recursos de um sistema especializado estarão aqueles que realmente farão diferença para gerar melhorias e melhores resultados, considerando suas reais necessidades.
Fazendo este tipo de escolha, será possível digitalizar a sua serventia, modernizá-la e contar com todos os benefícios que a automatização de atividades pode proporcionar ao negócio.
3. Leve os diferenciais de segurança em consideração
Segurança é um atributo central para escolher o melhor sistema para cartório. Afinal, as serventias lidam com um grande volume de dados sensíveis, que demandam sigilo e proteção, inclusive no que diz respeito à sua integridade em caso de incidentes, como o roubo ou a falha de equipamentos.
Por esse motivo, o melhor sistema para cartório apresentará diferenciais de segurança que contribuirão para evitar a perda completa ou parcial do acervo eletrônico de dados e imagens de seu negócio, além da interrupção no atendimento em função de ameaças e perdas de informações que comprometam as operações.
Um dos pontos cruciais nessa escolha, portanto, é verificar se o sistema oferece a vantagem do backup em nuvem de seus dados, gerando uma cópia segura e não contaminada das informações.
4. Cheque se há serviço de suporte e treinamento
O melhor sistema para cartório também é aquele que apresenta usabilidade facilitada e que sua equipe realmente consegue utilizar e extrair benefícios em seu dia a dia. Para que isso ocorra, é importante contar com suporte técnico prestado por uma equipe especializada em cartórios e na migração de dados entre sistemas.
Assim, desde a implementação até as aplicações mais rotineiras, você saberá que terá o apoio necessário para, de fato, gerar diferenciais factíveis com o uso do novo sistema.
5. Verifique a credibilidade do fornecedor para escolher o melhor sistema para cartório
Outro cuidado crucial para não errar na escolha é averiguar qual é a empresa desenvolvedora, como é sua reputação no mercado, solicitar exemplos de cases de sucesso e feedback de outros clientes.
Assim, você tomará uma decisão mais segura e terá a certeza de que o que está sendo oferecido realmente é cumprido na prática.
6. Confirme se o sistema é integrável
Este é um ponto desconsiderado por algumas organizações e que gera grandes dores de cabeça. Tanto para proporcionar escalabilidade em suas operações quanto para possibilitar uma implementação e uso fluidos e ágeis, é essencial que a solução seja integrável ao sistema de gestão utilizado ou a ser implementado em sua serventia.
7. Considere como o sistema irá elevar a produtividade
Um dos grandes desafios enfrentados pelas serventias é o de melhorar a produtividade da equipe. Contratar mais pessoal nem sempre é viável ou a solução mais eficiente para vencer esse desafio.
O caminho pode estar na contratação do melhor sistema para cartório. Para ter certeza de que essa ferramenta realmente tenha o potencial necessário para tornar sua equipe mais produtiva, verifique pontos como:
- O sistema oferece automação das principais rotinas do cartório?
- Ele permite a otimização e o controle dos fluxos de trabalho?
- É possível monitorar indicadores de produtividade globais e individuais com o sistema?
- A delegação e o balanceamento de tarefas são simples e gerenciados de modo automatizado?
Por que o Alkaflow é o melhor sistema para cartório voltado para a produtividade?
O Alkaflow é o sistema da Alkasoft 100% voltado para a realidade dos cartórios e em oferecer soluções para elevar a sua produtividade.
Ele permite um maior controle sobre o fluxo de tarefas e a otimização dos processos da serventia, oferecendo ao gestor uma forma prática e eficiente de monitorar tudo o que ocorre no cartório, por meio de dashboards, relatórios, indicadores e outros recursos.
O sistema está acessível 100% na nuvem, tem interface amigável e moderna. Além disso, oferece sofisticados mecanismos de segurança para os seus dados e conta com integração com o sistema CART Imóveis.
Você identifica seu cartório com os desafios a seguir?
- Promover melhor organização e enxugar os processos do cartório;
- Agilizar o atendimento e etapas dos serviços;
- Melhorar a comunicação interna e externa;
- Otimizar o tempo produtivo de cada colaborador e de toda a equipe;
- Controlar facilmente indicadores e o desempenho dos funcionários;
- Agilizar e automatizar a distribuição de tarefas;
- Ter visão sistêmica e controle total de sua gestão.
Se sua serventia quer melhorar esses e outros aspectos relacionados aos seus fluxos de trabalho, eficiência e produtividade, saiba que o melhor sistema para cartório para vencer seus desafios é o Alkaflow.
Entre suas principais funcionalidades, o Alkaflow conta com:
- Dashboard com indicadores estratégicos;
- Agenda para controle de tarefas e para facilitar a comunicação com a equipe;
- Método Kanban para organizar fluxos e tarefas de trabalho;
- Checklist para padronizar tarefas e evitar erros ou esquecimentos de fases;
- Relatórios e estatísticas detalhados que auxiliam na tomada de decisão estratégica;
- Ranking para promover competição saudável e reconhecer os resultados obtidos pelos colaboradores, entre outros.
Assista a uma demonstração e veja de maneira prática porque o Alkaflow é o melhor sistema para cartório!
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