Realizar a automação em cartórios é uma iniciativa imprescindível para o desenvolvimento da serventia e para aprimorar a experiência de seus usuários. A partir do momento em que novas tecnologias se tornaram mais acessíveis, o fluxo de dados e sua complexidade passaram a escalar progressivamente. Portanto, é necessário que a automação em cartórios possa acompanhar esse crescimento.
A atividade extrajudicial, especialmente no cenário brasileiro, sofre com o acúmulo de processos e sua falta de celeridade. A rotina diária dos cartórios envolve um grande fluxo de informações. Com a automação dos processos, é possível não somente desafogar e otimizar esse fluxo, como também aumentar a eficiência e produtividade de sua equipe. E isso irá possibilitar que a geração de valor por meio de seu capital humano seja significativamente maior.
Você já havia parado para pensar sobre como a automação em cartórios pode otimizar processos? É isso que abordaremos neste artigo. Continue a leitura e saiba mais sobre os benefícios e de que forma implementar essa automação organizando seu fluxo de atividades com o uso de sistemas modernos.
Quais são as vantagens da automação em cartórios?
Quando se afirma que a automação em cartórios é uma grande força para a otimização de processos, é importante que sejam estabelecidos os principais critérios nessa melhoria. A implementação de todo software, em uma organização, é realizada para que se tenha um ganho na qualidade, rapidez ou em novas funcionalidades para determinada função. Então, como a automação em cartórios possibilita essa transformação?
Para responder a essa pergunta, é preciso que entendamos quais são as principais vantagens potencialmente obtidas com essa automação. A que mais pode ser destacada nesse quesito (pois influencia nos demais benefícios) é a diminuição de redundâncias. Assim, processos podem ser padronizados, o que elimina o erro humano que determinadas funções operacionais e repetitivas podem incorrer sem que se tenha uma solução de automação.
Consequentemente, a diminuição de erros permite que o fluxo de informações tenha maior previsibilidade. Tal previsibilidade gera maior controle e, ainda, otimiza os processos de tomada de decisões.
Também é importante destacar que a automação em cartórios oferece para sua equipe maior autonomia para ações que vão além do operacional. Com informação aliada ao gerenciamento de dados, é possível otimizar informações de maneira personalizada e adequada às necessidades de seus usuários – especialmente no que diz respeito à agilidade.
Isso permite um melhor atendimento e incremento nos níveis de satisfação dos clientes da serventia, contribuindo na construção de uma imagem de credibilidade e solidez no mercado.
Além disso, a automação contribui para a redução de custos no cartório. Afinal, quando não há um nível elevado de controle sobre tarefas e processos, abre-se margem para desperdícios. Já ao centralizar todos os dados em um sistema, consegue-se visualizar com mais facilidade e clareza como todos os recursos estão sendo utilizados e identificar oportunidades de otimizar a verba sem reduzir a qualidade do serviço prestado.
Como implementar e facilitar a automação em cartórios?
Como já mencionado, novas tecnologias tornaram o fluxo de informação maior e mais complexo. Em virtude disso, sistemas gerenciais desenvolvidos e pensados em linha com a rotina de registros e operações comuns ao cartório precisam integrar e organizar esse fluxo de informações, uma vez automatizado.
Um software especializado para cartórios é a solução ideal para isso. Com ele, consegue-se ter fácil acesso aos dados dos livros de sua serventia. Para que essa acessibilidade se expanda, o armazenamento em nuvem dos dados é uma grande possibilidade que a automação em cartórios permite. Consultas e até mesmo processos inteiros podem ser realizados e monitorados de forma local ou remotamente. Especialmente agora, com regimes de trabalho híbridos ou em home office, essa alternativa ganha ainda mais destaque.
Plataformas como o CART Imóveis, da Alkasoft, integram todos os passos de processos centrais na rotina das serventias, como registro de imóveis e atividades extrajudiciais. Seguindo as boas práticas e normas dos órgãos reguladores, a automação em cartórios permite que você realize cadastros, pesquisas, emita ofícios para assinatura digital e facilite o acesso de seus clientes às informações demandadas.
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