A transformação digital das empresas é um caminho sem volta, tendo sido acelerada com a pandemia do novo coronavírus. Esse processo favorece a eficiência dos negócios; maior competitividade e produtividade; redução de custos, retrabalhos e atrasos; níveis mais elevados de satisfação do cliente e de segurança das informações, entre outras coisas. É por isso que escolher o melhor sistema para cartório é algo fundamental para melhorar de forma global os resultados de sua serventia.
Hoje, há diversas ferramentas generalistas e especializadas disponíveis, o que pode tornar o processo decisório para a escolha da tecnologia ideal mais confuso e moroso.
Para ajudar nessa etapa, preparamos este artigo. A seguir, veja dicas essenciais para facilitar essa escolha e vencer os gargalos de seu sistema atual que estão impedindo seu cartório de alcançar sua excelência.
1. Prefira um sistema para cartório 100% online
Vivemos em uma sociedade cada vez mais digitalizada e com modelos de trabalho flexibilizados. Isso quer dizer que ter acesso ao seu sistema para gestão de cartórios sempre que precisar, de onde estiver, é algo que ajudará a manter a fluidez do seu fluxo de trabalho – inclusive, em modelos remotos.
Além disso, um sistema online para cartório apresenta diversas vantagens adicionais, como:
- Centralização do armazenamento;
- Facilidade de acesso às informações;
- Camadas extras de segurança;
- Atualizações constantes;
- Conformidade com normas legais;
- Entre outras.
2. Escolha uma solução com recursos e funções especializados para cartórios
Pode parecer simplista, mas esse é um ponto que, muitas vezes, é deixado em segundo plano. O melhor sistema para cartório será aquele desenvolvido e aprimorado para atender às demandas tão características e exclusivas desse tipo de negócio.
O que isso quer dizer?
- Um sistema generalista contribui para administrar e automatizar algumas rotinas, mas esse apoio é bastante limitado;
- Uma solução especializada é focada exclusivamente nas rotinas cartoriais e no atendimento a obrigatoriedades do setor, como o Provimento nº 74;
- Entre os recursos de um sistema especializado, como o da Alkasoft estão: controle de documentação e protocolos; impressão dos protocolos conforme o padrão utilizado pelo ofício de registro (impressão personalizada); gestão financeira da serventia; emissão de certidões; ofícios e relatórios; cadastro de matrículas em lote; validação da autenticidade de documentos por meio de certificado digital, entre outros.
Viu só como há uma importante diferença? Por isso, na informatização de cartórios, opte por um sistema especializado para solucionar com eficiência os problemas enfrentados por sua serventia.
3. Leve os diferenciais de segurança em consideração
Segurança é um atributo central para escolher o melhor sistema para cartório. As serventias lidam com um grande volume de dados sensíveis, que demandam sigilo e proteção, inclusive no que diz respeito à sua integridade em caso de incidentes, como o roubo ou a falha de equipamentos.
Por isso, é fundamental contratar um sistema para gestão de cartórios que apresente diferenciais de segurança que ajudem a evitar a perda completa ou parcial do acervo eletrônico de dados e imagens de seu negócio, além da interrupção no atendimento em função de ameaças e perdas de informações que comprometam as operações.
Um dos pontos cruciais nessa escolha, portanto, é verificar se o sistema oferece a vantagem do backup em nuvem de seus dados, gerando uma cópia segura e não contaminada das informações.
4. Considere como o sistema irá elevar a produtividade
Um dos grandes desafios enfrentados pelas serventias é o de melhorar a produtividade da equipe. Contratar mais pessoal nem sempre é possível ou a solução mais eficiente para vencer esse desafio.
O caminho pode estar na contratação do melhor sistema de gestão para cartório. Para ter certeza de que essa ferramenta realmente tenha o potencial necessário para tornar sua equipe mais produtiva, verifique pontos como:
- O sistema oferece automação das principais rotinas do cartório?
- É possível fazer a indexação de documentos já digitalizados de maneira ágil e segura para pesquisas de sua serventia?
- Ele permite a otimização e o controle dos fluxos de trabalho?
- A ferramenta integra com facilidade os livros de protocolo?
- É possível monitorar indicadores de produtividade globais e individuais com o sistema?
- Ele possibilita o cadastro de matrículas em lote?
- O acesso aos dados e emissões de relatórios é fácil?
5. Escolha um sistema que ajude a melhorar e agilizar o atendimento
Outra necessidade comum das serventias é tornar o atendimento mais eficiente e rápido. O melhor sistema para cartório ajudará nisso de diferentes formas.
Isso inclui permitir que sua equipe perca menos tempo com tarefas repetitivas e manuais e se dedique mais ao atendimento das demandas dos clientes.
Além disso, no caso do sistema da Alkasoft, é possível adicionar o diferencial de um portal de acesso online, para que o cliente acompanhe o andamento dos títulos sem ter de se deslocar até a serventia. Assim, a informatização de cartórios realmente trabalha para elevar a satisfação do cliente!
6. Cheque se há serviço de suporte e treinamento
O melhor sistema para cartório também é aquele que apresenta usabilidade facilitada e que sua equipe realmente consegue utilizar e extrair benefícios em seu dia a dia.
Para que isso ocorra, é importante contar com suporte técnico prestado por equipe especializada em cartórios e processos e na migração de dados entre sistemas.
Assim, desde a implementação até as aplicações mais rotineiras, você saberá que terá o apoio necessário para, de fato, gerar diferenciais e ter mais produtividade com o uso do sistema.
7. Opte pelo sistema que ajude na adequação às obrigatoriedades do setor
Em meio à rotina corrida, os cartórios também têm de lidar com adequações a prescrições legais. Sem a segurança de contar com um sistema preparado para isso e que seja constantemente atualizado, este trabalho pode se tornar uma grande dor de cabeça.
É por isso que o melhor sistema para cartório já é desenvolvido tendo este pilar. A solução da Alkasoft, por exemplo, atende às exigências e provimentos com agilidade nas atualizações demandadas pelas serventias. Isso inclui, por exemplo, o Provimento nº 74 e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
8. Verifique a credibilidade do fornecedor para escolher o melhor sistema para cartório
Nessas situações, também é importante averiguar qual é a empresa desenvolvedora, como é sua reputação no mercado, solicitar exemplos de cases de sucesso e feedback de outros clientes.
Assim, você tomará uma decisão mais segura e terá a certeza de que o que está sendo oferecido realmente é cumprido na prática.
Agora que você já sabe como escolher o melhor sistema para cartório, entre em contato com os consultores da Alkasoft e solicite uma demonstração de nosso sistema.
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