O uso de um sistema para cartórios com backup em nuvem ajuda as serventias a cumprirem sua missão social. Os cartórios existem para atender ao cidadão brasileiro, garantindo autenticidade e segurança de documentos e negociações durante toda a vida das pessoas.
Ainda, ajudam a desafogar nosso sistema jurídico, tão demandado e sobrecarregado. Além disso, a modernização constante, como o uso de sistema para cartórios com backup em nuvem, auxilia na promoção de maior segurança jurídica e praticidade para a rotina dos cidadãos.
Esse tipo de inovação, de fato, é fundamental para assegurar a segurança no armazenamento dos dados em tempos em que riscos como os ataques virtuais e sequestros de dados se tornam práticas hackers cada vez mais comuns no país.
Que tal compreender melhor o que é um sistema para cartórios com backup em nuvem, suas vantagens amplas, como ele funciona e como implementar em sua serventia? Para isso, continue a leitura!
Qual a diferença entre armazenamento local e em nuvem dos dados?
Antes de saber sobre os benefícios do sistema para cartórios com backup em nuvem, é importante compreender as diferentes formas de armazenamento de dados.
Resumidamente, o armazenamento em nuvem é aquele que mantém os dados digitais em um espaço online que possui vários servidores e que você pode acessar remotamente – com segurança e de onde estiver.
Já o armazenamento local é aquele no qual você guarda os dados da serventia em dispositivos de armazenamento físico, como unidades de disco rígido (HDDs), unidades de estado sólido (SSDs) ou dispositivos de armazenamento externos. Nesse caso, você só poderá acessar os dados localmente e, em caso de perda sem backup, será muito difícil reavê-los.
O que é backup em nuvem e por que ele eleva a segurança dos dados?
Trata-se de uma estratégia com a qual se envia pela internet uma cópia de um arquivo ou banco de dados para um local secundário externo para preservação em formato digital em caso de falha do equipamento ou catástrofe.
O backup em nuvem é uma alternativa que ajuda a garantir a segurança dos dados. Assim, se sua serventia armazena dados em um disco rígido que apresentou mau funcionamento do hardware, você não irá perdê-los se houver seu backup em nuvem.
E mais: mesmo se, porventura, sua serventia tiver equipamentos roubados, por exemplo, você não irá perder os dados armazenados localmente nas unidades físicas se fizer o backup em nuvem.
Além disso, como há controle de acesso, criptografia e outros recursos para garantir a integridade dos dados, sua segurança torna-se ainda mais elevada.
Serventias com servidores também precisam de um sistema para cartórios com backup em nuvem?
Há cartórios que já investiram em servidores de qualidade para o armazenamento de dados. Outros, continuam utilizando soluções mais simples, como HDs externos para o backup dos dados.
Isso, como vimos, mantém o cartório sob o risco de perda dos dados seja por mau funcionamento do dispositivo ou por falhas por esse ser um processo feito manualmente.
Sendo assim, ter um sistema para cartórios com backup em nuvem permanece importante mesmo para as serventias que utilizam outras formas de armazenamento e de backup. E mais: passa a ser algo mandatório a partir de instrumentos como o Provimento nº 74/2018.
Sistema para cartórios com backup em nuvem para atender ao Provimento nº 74/2018
O Provimento n° 74/2018, estabelecido pela Corregedoria Nacional de Justiça (CNJ), reforçou exigências de segurança e armazenamento de dados para cartórios. Com isso, documentos como livros e atos utilizados por serviços notariais devem estar disponíveis com backup em nuvem e físico.
Além da obrigatoriedade em se manter o backup em nuvem, é importante pensar no que buscar nesses sistemas para cartórios para otimizar os resultados dessa decisão e as melhorias na serventia.
Assim, com as prioridades bem alinhadas, é possível que o sistema de backup em nuvem possa exceder sua utilidade prática operacional, uma vez que a informatização de cartórios muda não apenas a forma de proteger a integridade dos autos, como também dos processos, além de colocar o cartório em um novo estágio de modernização e mais próximo de um maior nível de excelência.
Quais são as formas de fazer backup em nuvem?
Como vimos, há a obrigatoriedade de também manter os dados do cartório protegidos por meio do backup em nuvem.
Esse é um serviço também disponível gratuitamente. Entretanto, costumam apresentar uma limitação de espaço e de recursos que não é indicada para os cartórios. O recomendado é optar por serviços de backup em nuvem pagos, para ter disponibilidade adequada de espaço, servidores mais ágeis e acesso a recursos de segurança mais completos e atualizados.
Além disso, para atender ao que prescreve o Provimento nº 74/2018, é importante levar em conta alguns critérios. Por exemplo, é necessário ter um agendamento das atualizações dos backups em períodos não superiores a 24 horas e de pontos de recuperação dos dados a cada 30 minutos. E isso tudo sem prejudicar o ritmo de trabalho e a produtividade da equipe.
Uma forma eficiente e prática de fazer isso é utilizando um sistema para cartórios com backup em nuvem.
Assim, apenas com o acesso à internet, os dados alterados ou inseridos em suas bases serão atualizados automaticamente no backup em nuvem, sem demandar esforços adicionais e perda de foco de sua equipe.
Como vimos, a nuvem proporciona diversos benefícios especialmente em termos de mais flexibilidade, segurança e escalabilidade para armazenar e acessar os dados da serventia. Um sistema especializado baseado nesta tecnologia, portanto, potencializará esses ganhos ajudando a garantir a produtividade do cartório e um nível elevado de segurança de seus dados.
Principais vantagens do sistema para cartórios com backup em nuvem
Os sistemas especializados, como o da Alkasoft, oferecem benefícios que vão além do armazenamento seguro dos dados da serventia. E tudo em consonância com o Provimento nº 74 do CNJ e as melhores e mais modernas práticas do mercado.
Entre essas vantagens, podemos citar:
1. Maior agilidade nos processos
A partir do uso de um sistema para cartórios com backup em nuvem, a rotina laboral será otimizada de diversas formas. Com essa digitalização, cartórios deixam de ter seus registros e os documentos armazenados de forma fragmentada e descentralizada. Isso significa que processos que, antes, necessitavam percorrer um caminho maior para validar determinada etapa, passam a ser acessíveis no mesmo painel, de modo fácil, rápido e organizado.
Essa praticidade ajuda a tornar o cumprimento das atividades notariais muito mais ágil. Por exemplo, as diversas tarefas que envolvem checagem e cruzamento de dados poderão ser automatizadas, tornando o ciclo desses processos mais curto e célere. Isso permite que o atendimento assuma um caráter estratégico, possibilitando que os cartórios possam oferecer uma experiência melhor a seus clientes.
Além disso, o processo de migração de dados torna-se muito mais tranquilo, ágil e fácil com o uso de um sistema para cartórios com backup em nuvem como o da Alkasoft.
2. O sistema para cartórios com backup em nuvem possibilita o trabalho remoto
O sistema de backup em nuvem, ao contrário de servidores internos, permite um acesso mais facilitado aos dados (naturalmente, por quem tem autorização para isso). Em tempos em que se torna crucial poder trabalhar com dados do cartório em qualquer local, isso é uma vantagem mercadológica. A adoção de um sistema de backup em nuvem para cartórios, mais do que conformidade, permite mais versatilidade e eficiência para a serventia – e isso inclui atividades a distância.
Antes da popularização de serviços que fornecem o backup em nuvem, cartórios estavam limitados aos softwares e hardwares internos. Hoje, é possível que se integrem aplicativos em dispositivos móveis ou plataformas digitais a toda organização dessa informação. Com isso, cartórios podem oferecer a disponibilidade de seus serviços de forma muito mais prática a seus clientes e funcionários.
3. Facilidade no compartilhamento de dados
Um dos maiores gargalos do armazenamento manual de dados, atualmente, é estar desalinhado com a realidade da produção de dados. Hoje, dados não apenas são produzidos em maior quantidade, como também geram maior complexidade. A gestão de informação no cartório torna-se cada vez mais prioritária, exigindo que serviços de registro e notariais modernizem-se para acompanharem essas mudanças nos demais segmentos de mercado.
Nesse contexto, utilizar um sistema para cartórios com backup em nuvem permite o compartilhamento de arquivos em tempo real, conforme as demandas surgidas. Com isso, a informatização de cartórios torna-se um importante aspecto competitivo. Gestores podem aplicar, com consistência, projetos de conformidade que tornam esse compartilhamento mais ágil e eficiente para toda a cadeia.
4. Maior segurança no backup de dados
É enorme a responsabilidade de um cartório com os dados de seus clientes. Por isso, mesmo antes da acessibilidade dos sistemas com backup em nuvem, a segurança já era um ativo fundamental. Porém, por mais que houvesse investimento em tecnologias e sistemas que agissem em redundância para proteger dados, havia uma limitação. E essa estava na forma com que dados eram criptografados.
O sistema para cartórios com backup em nuvem pode se aproveitar de funcionalidades que automatizam rotinas de cópias de dados. Assim, caso informações sejam corrompidas ou o cartório sofra com ataques digitais, tem-se a possibilidade de obter versões do mesmo arquivo, salvas de maneira automática. E isso adiciona uma camada extra de proteção e segurança de alto valor.
5. Adequação à LGPD
O sistema para cartórios com backup em nuvem também facilita a adequação das serventias à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Isso porque, ao ir além do armazenamento manual dos dados, eleva-se o nível de segurança dessas informações. Também porque há o registro de atividades para monitorar eventuais focos de risco e recursos para uma gestão da informação completa da serventia.
E então, pronto para ter essas vantagens em sua serventia? Para isso, entre em contato com nossa equipe e solicite uma demonstração.
