Você já parou para pensar que os modelos de gestão para cartórios são tão importantes quanto seu modelo de negócio? Esses são elementos cruciais para orientar sua serventia para o sucesso, estabelecendo parâmetros, padrões e objetivos claros e assertivos que permitirão, entre outras coisas, a otimização de tempo, maximização da produtividade e do engajamento da equipe, melhor atendimento ao cliente e redução de custos.
Mas o que são modelos de gestão para cartórios e como escolher um para sua serventia? É o que abordaremos a seguir.
O que são os modelos de gestão para cartórios?
Resumidamente, referem-se a escolhas metodológicas, sistematizadas e holísticas para o gerenciamento da serventia, ajudando a guiar o trabalho das equipes e orientá-lo para os objetivos estabelecidos.
Quando se adota conscientemente uma linha de gestão, o negócio passa a ser visto como uma verdadeira engrenagem, fortificada pela atuação estratégica e conjunta de seus elos.
Quais os principais modelos de gestão para cartórios?
Há variados tipos de modelos de gestão para cartórios que podem ser considerados por sua serventia. Entre eles, estão:
Gestão por resultados
Este é um modelo que avalia o desempenho dos funcionários não por números de horas trabalhadas, mas pela finalização de suas metas.
Neste modelo de gestão para cartórios, é fundamental ter um planejamento estratégico, desdobrando seus objetivos macro em metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais), cascateadas entre os membros da equipe.
Com isso, todos sabem o que precisam fazer e como seu trabalho será avaliado. É comum que neste modelo o alcance dos resultados esteja atrelado a recompensas para os colaboradores.
Assim, para implementá-lo, é importante:
- Revisar os objetivos do planejamento estratégico;
- Transformar os objetivos estratégicos em metas SMART para a equipe;
- Estabelecer formas de mensuração;
- Monitorar o progresso;
- Avaliar o desempenho;
- Recompensar pelos resultados obtidos.
Gestão por processos
Entre os modelos de gestão para cartórios, este fornece métodos e recursos para analisar, definir, otimizar, monitorar e controlar processos de negócios e para medir e impulsionar o desempenho aprimorado de processos por meio das pessoas.
Assim, formalizar e institucionalizar as melhores maneiras de fazer o trabalho é algo central, por meio de mapeamento de processos, estabelecimento de POs (padrões operacionais), sistematização de workflows (fluxos de trabalho) e outras práticas.
Com isso, o objetivo é tornar os processos mais eficientes, padronizados, fluidos e produtivos, levando a um ciclo contínuo de avaliação e melhoria.
Assim, para implementá-lo é importante:
- Ter uma cultura e mentalidade de gestão voltada a processos – com isso, as divisões não são baseadas em setores, mas sim em cada etapa do processo compartilhado pelos diferentes funcionários de diferentes posições e áreas;
- Mapear, redesenhar e otimizar fluxos de trabalho e processos continuamente;
- Alinhar os processos com os objetivos estratégicos da serventia;
- Estabelecer formas de monitoramento;
- Automatizar atividades repetitivas e burocráticas, que tornam os processos morosos e ineficientes.
Gestão participativa
A gestão participativa refere-se a uma forma aberta de gestão na qual os funcionários estão ativamente envolvidos no processo de tomada de decisão da organização. Nestes modelos de gestão para cartórios, os funcionários têm oportunidades de contribuir com as políticas e decisões da serventia que atinjam as metas de negócios e, ao mesmo tempo, promovam a satisfação em sua carreira.
Diferentemente de um estilo de gestão autocrático, em que o gestor assume o controle operacional e toma as decisões unilateralmente, na gestão participativa todos podem oferecer sugestões para encontrar soluções viáveis para os problemas de negócios.
Com isso, tem-se funcionários mais valorizados e engajados e mais inovação e colaboração na serventia.
Para implementar a gestão participativa, é importante:
- Cooperação, colaboração, engajamento e empatia fazerem parte das diretrizes estratégicas e da cultura do negócio;
- Haver maturidade no sistema de gestão e no desenvolvimento e sinergia da equipe para que as decisões possam ser descentralizadas;
- O gestor precisa saber delegar parte do seu poder e as equipes terem competências e habilidades sólidas para a tomada de decisões;
- Haver um relacionamento de confiança entre todos;
- Desenvolver comunicação aberta e transparente;
- Estabelecer formas de avaliação do trabalho.
Dicas para escolher o modelo de gestão para cartórios ideal
Como vimos, existem diversos modelos de gestão para cartórios e não há um que seja melhor do que o outro. Assim, é preciso considerar as características dos modelos e os objetivos, cultura e estilo de gestão e liderança de sua serventia para chegar à escolha ideal.
Uma alternativa comum é combinar diferentes princípios de dois ou mais modelos conforme as necessidades de cada negócio.
Além disso, é possível migrar entre modelos acompanhando as mudanças internas ou externas do mercado.
Mas, independentemente dos modelos de gestão para cartório escolhidos, será fundamental buscar maneiras de mapear seus processos e estabelecer bons fluxos de trabalho e formas de mensuração para o atingimento das metas.
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