Entre as demandas de rotina de gestão da serventia, é importante que haja um controle preciso dos processos. Afinal, é a partir de sua otimização que garante-se melhor produtividade para a organização, mais segurança para a documentação e uma maior taxa de satisfação do cliente com o atendimento.

Para isso, é crucial que se meça e gerencie os chamados indicadores, isto é, resultados mensuráveis que possam nortear o planejamento e a gestão contínua de melhorias na gestão cartorial. Neste artigo, falaremos mais sobre alguns indicadores que podem ser de grande utilidade para acompanhar na gestão da serventia.

Com esse trabalho de acompanhamento, será possível ter maior controle sobre a performance de sua operação e, até mesmo, ter tomadas de decisão mais ágeis. Então, confira as dicas a seguir.

O que são indicadores?

Você já ouviu a máxima do gerenciamento que diz que “você não pode gerenciar o que não mede”? A partir dessa visão, podemos compreender os indicadores como recursos básicos para a gestão da serventia e de qualquer negócio. Os indicadores são pistas, sinais ou marcadores que medem um aspecto da performance da empresa ou equipe.

Eles demonstram quão próximo dos objetivos estabelecidos o cartório se encontra, quantificando seu progresso e apontando se a estratégia utilizada está ou não impactando como o esperado nos resultados obtidos.

4 exemplos de indicadores importantes para a gestão da serventia

Há diversos indicadores possíveis de serem acompanhados na gestão da serventia. Entretanto, para não cair na armadilha do microgerenciamento, é fundamental determinar indicadores-chave de desempenho (conhecidos como KPIs), que representam os objetivos prioritários a serem buscados na gestão da serventia e que são fundamentais para o seu sucesso no longo prazo. Entre esses indicadores podem estar:

1. Satisfação do cliente

Os serviços prestados por cartórios extrajudiciais são vitais para a população. Certificar-se de prestar o serviço da melhor forma possível para satisfazer a esses clientes é um ponto essencial, portanto, para a gestão da serventia.

Um dos fatores que geralmente desencadeiam problemas nesse indicador diz respeito ao atendimento moroso. Assim, para melhorar essa métrica, um caminho eficiente é utilizar sistemas de produtividade, que ajudem a otimizar e automatizar processos do cartório e, com isso, possibilitem a prestação de um serviço melhor e muito mais ágil.

2. Capacidade de atendimento

Trata-se de um indicador básico na gestão da serventia, porém, apesar disso, muitos gestores não fazem o acompanhamento necessário. Sem que haja um indicador claro de capacidade diária, ações como aumento ou diminuição de escopo de determinados serviços cartoriais podem ter execução e resultados imprecisos.

Lembre-se: a necessidade do indicador deve refletir a capacidade não apenas de atendimento presente no período, como apontar a possibilidade de produtividade a médio e longo prazo. Afinal, com o acompanhamento do indicador, ficará mais viável e prático ao gestor detectar potenciais gargalos e oportunidades de melhoria em sua operação e capacidade de atendimento da serventia.

3. Fechamento de protocolos

A partir desse indicador da gestão da serventia, é possível fazer com que o cartório tenha maior poder de análise em relação a como os colaboradores desempenham suas funções. O fechamento de protocolos, em uma média, pode indicar para a gestão quais são os processos que são problemáticos ou apresentam gargalos.

Acompanhando esse indicador, o gestor poderá determinar quais processos estão morosos e precisam ser redesenhados, enxugados e automatizados para que a serventia possa ser mais produtiva e eficiente.

4. Tempo de espera na gestão da serventia

O tempo de espera, além de ser um indicador que representa a agilidade dos processos, acaba por ser um indicador que se reflete nos demais aqui citados. O tempo que um cliente leva para conseguir emitir documentos, realizar um registro ou obter a prestação de outro serviço da rotina cartorial está intimamente ligado à sua satisfação e à capacidade do atendimento da serventia em si.

Portanto, esse é um indicador bastante estratégico e que deve ser acompanhado recorrentemente para que o gestor tenha insights baseados em dados confiáveis para promover melhorias contínuas no cartório que impactarão diretamente em seus resultados e na satisfação do cliente.

Acompanhando a gestão da serventia de forma estratégica

Para o acompanhamento ativo da gestão da serventia, não basta somente mensurar os dados. É preciso fazer com que esses dados gerem relatórios que possam indicar melhorias e mudanças para que a serventia consiga atingir metas e superar barreiras que estejam impedindo o atingimento de melhores resultados.

Indicadores, em um contexto estratégico, precisam orientar uma inteligência de mercado para seu negócio. E, para que isso aconteça, a gestão da serventia deve assumir um caráter estratégico e de comunicação engajada, colocando os próximos passos e planos de ação de forma clara por meio do cruzamento de dados com os indicadores apresentados.

No entanto, para conduzir esse trabalho sem impactar nas demais responsabilidades, é importante considerar o auxílio da tecnologia, afinal, buscar e atualizar número a número manualmente, em uma operação complexa como a do cartório, poderia se tornar algo altamente contraproducente.

Quer saber mais sobre como utilizar um sistema de produtividade para acompanhar e otimizar a gestão da serventia de maneira inteligente e estratégica? Então, solicite uma demonstração do software Alkaflow, sistema da Alkasoft especializado na gestão da produtividade em cartórios.

A LGPD é a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (Lei n° 13.709/2018), um conjunto de regras que determinam como as informações e dados pessoais devem ser tratados, compartilhados e coletados. Em suma, a lei veio para proteger a população, focando em sua privacidade e exigindo das organizações mais proteção e atenção no trato das informações de terceiros. E sua serventia: está preparada para os impactos da LGPD nos cartórios?

Inspirado no regulamento europeu (Regulamento Geral de Proteção de Dados – GDPR), a LGPD estabelece regras sobre a coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais gerenciados por organizações.

Entre as ações coibidas pela LGPD, estão a coleta e o uso de dados pessoais sem consentimento, bem como o uso de informações pessoais para a prática de discriminação ilegal ou injusta.

Antes da LGPD, a proteção de dados pessoais no Brasil era aplicada por mais de 40 normas legais em nível federal, incluindo o Marco Civil da Internet (Lei da Internet) e o Código de Proteção ao Consumidor.

O problema com essa abordagem era que ela criava uma estrutura legal complexa, em que os direitos eram aplicados em um nível setorial, o que significa que diferentes setores tinham regulamentações diferentes.

Assim, a LGPD é uma aplicação transversal e multissetorial, que substitui e/ou complementa o quadro regulamentar setorial ao disponibilizar um conjunto claro de diretrizes, aplicando-se nos setores público e privado e em fontes de dados online e offline.

Continue a leitura e descubra mais sobre os impactos da LGPD nos cartórios e como preparar sua serventia.

Esteja atento: a LGPD já está em vigor!

A LGPD foi sancionada em 2018 e entrou em vigor em setembro de 2020. Com a lei, o Brasil passou a fazer parte da lista de países que possuem legislação específica de proteção e segurança de dados pessoais.

A legislação se insere no contexto brasileiro de adaptação progressiva às melhores práticas globais de gestão de dados e abrange todas as organizações que oferecem serviços ou possuem operações envolvendo tratamento de dados no país.

Dessa maneira, se sua serventia ainda não se preparou, esteja atento para os impactos da LGPD nos cartórios! O órgão responsável por mediar esse relacionamento e fiscalizar as empresas é a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados).

E, com isso, as organizações que violarem a LGPD já estão sujeitas a consequências como o recebimento de advertência, multas, suspensões e, até mesmo, a proibição parcial ou integral do exercício de atividades. Cabe destacar que as multas podem atingir 2% do faturamento do seu cartório, tendo um teto de R$ 50 milhões a cada infração recebida. 

Impactos da LGPD nos cartórios: dicas para se preparar

De acordo com a LGPD, as organizações precisam cumprir 10 princípios que norteiam o processamento de dados pessoais.

São eles: propósito, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização e a prestação de contas.

Para resumir, esses princípios orientam que as empresas devem tomar medidas de segurança para proteger os dados pessoais, solicitar apenas dados que sejam relevantes para a sua operação e, em última instância, ser transparentes com os clientes, deixando claras suas intenções e objetivos ao solicitar e tratar seus dados.

De acordo com o artigo 9º, “o titular dos dados tem o direito de ter acesso fácil às informações sobre o tratamento dos seus dados, as quais devem ser disponibilizadas de forma clara”.

A lei também estabelece que o acesso deve ser disponibilizado “a qualquer momento e mediante solicitação”. Além disso, o proprietário dos dados pode exigir que seus dados sejam excluídos ou até alterados, dependendo do caso.

Dessa maneira, entre os impactos da LGPD nos cartórios, está a preparação das serventias para prover, armazenar, proteger e utilizar os dados conforme as prescrições trazidas, assim como para manter um registro do tratamento de dados realizado pela serventia. 

E isso implica sua digitalização, afinal, sem um sistema que centralize e apoie todas as etapas deste processo, possibilitando a realização de backups de segurança, este seria um desafio homérico e altamente suscetível a falhas, retrabalhos, inconsistências e brechas de segurança.

No Estado de São Paulo, por meio do Provimento 23/2020, da Corregedoria Geral da Justiça (CGJ/SP), estabeleceu-se as diferentes maneiras de tratamento que serão aplicadas aos atos relativos ao exercício dos ofícios extrajudiciais de notas e de registro, apresentando os requisitos a serem atingidos para se atender aos padrões de segurança determinados para os dados, entre outras diretrizes.

Assim, seguir o que estabelece esse provimento é uma iniciativa importante para se estar também em conformidade com a LGPD. 

Outra ação essencial é determinar os agentes envolvidos no tratamento de dados, seguindo o que determina a nova lei: o controlador (que tomará decisões envolvendo o tratamento dos dados) e o processador (profissional que realizará o tratamento das informações). 

E, para que tudo isso funcione e os impactos da LGPD nos cartórios não sejam negativos, é crucial treinar a equipe, esclarecendo todos os pontos da LGPD que afetam seu trabalho, assim como certificando-se de que todos os novos procedimentos e padrões estabelecidos sejam seguidos na prática, conscientizando os colaboradores sobre a importância disso. 

E então, pronto para se preparar para os impactos da LGPD nos cartórios? Para mais dicas, leia o guia que preparamos sobre como adequar sua serventia à nova legislação.

Quando o candidato à titularidade de uma serventia é aprovado, mais do que atender ao caráter de validade e eficácia jurídica dos atos praticados, ele terá à frente o desafio de gerir um negócio – o mesmo desafio encontrado pelos titulares já em exercício. Afinal, sem uma gestão do cartório consistente, é comum que ocorram problemas graves em áreas como produtividade, eficiência, satisfação do cliente, lucratividade, entre outras. 

Mas como fazer uma boa gestão do cartório? Como otimizar a administração de sua serventia rumo à excelência gerencial? Continue a leitura e confira dicas para isso.

1. Tenha uma gestão orientada ao cliente

Diversas empresas já percebem como colocar o foco no cliente pode render bons frutos. Hoje, a parte mais importante de uma boa gestão é a satisfação do cliente. E nos cartórios isso deve estar no centro das estratégias.

Afinal, a missão central das serventias é a de conferir segurança jurídica aos principais atos jurídicos da população. Com isso, fica claro que o sucesso na gestão do cartório não é tangibilizado apenas por indicadores financeiros e pela lucratividade: o cliente é a razão de a serventia existir e sua satisfação deve ser uma prioridade nesses negócios e a rentabilidade uma consequência disso.

Dessa maneira, para ter uma gestão do cartório orientada ao cliente, é importante promover a melhor experiência possível. Isso passa por reduzir os tempos de espera e a morosidade dos processos internos, valorizando o cliente e o seu tempo. Elevar a praticidade no acesso às informações também é um ponto-chave para a satisfação do cliente, que é cada vez mais digitalizado. Ter um portal de acesso aos dados de acompanhamento do andamento dos títulos, por exemplo, pode contribuir significativamente para isso. 

2. Para uma boa gestão do cartório, desenvolva seu planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta de gestão que possibilita a determinação da direção a ser seguida para se atingir determinados objetivos e metas. Por vezes, a gestão da serventia parece, por mais esforço que haja, não conquistar seus objetivos ou não conseguir obter melhorias importantes na operação do negócio.

Isso pode acontecer, justamente, por não haver sinergia nos esforços – quando gestores e colaboradores não sabem quais são as prioridades e a estratégia da empresa, perde-se o foco nos esforços. 

E o planejamento estratégico é o primeiro passo para evitar esse tipo de gargalo na gestão do cartório. Para desenvolvê-lo deve-se fazer uma análise interna e externa e responder questões como: onde a serventia se encontra? Onde ela pretende chegar? Como sair do ponto atual e chegar no desejado?

Tudo isso deverá ser sistematizado e registrado em um documento, compartilhado com a equipe e monitorado na rotina do cartório.

3. Aprimore a gestão financeira da serventia

A gestão financeira também é central para o sucesso do cartório e uma das responsabilidades de seu titular. Um bom gerenciamento financeiro cobre pilares como gestão de caixa, acompanhamento de margens, criação de uma reserva emergencial, previsão orçamentária e de reinvestimentos no cartório.

Fazer tudo isso no papel ou por meio de diversas planilhas descentralizadas é algo moroso, contraproducente e bastante suscetível a erros. É por isso que serventias que buscam profissionalizar e melhorar a gestão têm utilizado sistemas com módulo financeiro que automatizam diversas tarefas, evitando falhas humanos e otimizando o tempo produtivo; que proporcionam um controle digitalizado das entradas e saídas de caixa, além de relatórios para acompanhamento financeiro da performance da serventia. 

4. Utilize indicadores na gestão do cartório

Uma gestão orientada a dados não abre margem para achismos que podem levar à tomada de decisões equivocadas. Por isso, para uma boa gestão do cartório, é importante utilizar indicadores para mensurar os resultados atuais e a lacuna que falta atingir para alcançar os resultados desejados.

Entre os indicadores a serem utilizados, é importante considerar aqueles relacionados à satisfação do cliente, produtividade, gestão de tempo e gestão financeira.

5. Inspire-se nas normas aplicáveis à gestão do cartório

Uma maneira de checar como é possível melhorar e profissionalizar a gestão do cartório é verificar se sua serventia está alinhada aos padrões normativos do setor. 

A ABNT NBR 15906:2010, por exemplo, traz prescrições específicas para a gestão empresarial de serviços notariais e de registro, contemplando áreas-chave como liderança, planejamento estratégico, gestão de resultados, gestão socioambiental, entre outras. 

Seguindo esses critérios, será possível promover melhorias que impactem na qualidade do atendimento, na produtividade, na diferenciação de mercado, nos resultados financeiros e no aspecto ambiental da operação do cartório.

6. Estabeleça metas e prazos realistas

Quando há um desafio a ser superado, podemos facilmente nos tornar irrealistas sobre o que é realmente realizável. No entanto, é bom lembrar que não há nada como uma meta ou prazo irrealista para desmotivar as equipes e desengajá-las.  

Por isso, é importante definir metas e objetivos SMART (específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais) para os membros de sua equipe.

7. Utilize um software de gestão do cartório

Hoje, melhorar a gestão e profissionalizá-la passa por utilizar a tecnologia como aliada. E a digitalização é um caminho bastante promissor para os cartórios, caracterizados por terem uma grande quantidade de processos complexos e burocráticos em sua rotina.

E isso é comumente motivo para atendimento mais moroso, níveis baixos de produtividade, taxas de erros e retrabalhos mais elevadas, falta de padronização de processos e de consistência e previsibilidade de resultados.

Por isso, o uso de um software especializado nas necessidades da gestão cartorial tem se mostrado tão importante para levar a gestão e os resultados a novos patamares. 

E então, pronto para melhorar a gestão do seu cartório? Para mais dicas, confira também nosso artigo sobre como elevar a eficiência da serventia.

Você já parou para pensar como a automação dos livros de cartório pode ser uma iniciativa altamente benéfica para a agilidade dos serviços prestados e para a busca pela excelência em sua serventia?

A verdade é que as rotinas de um cartório não digitalizado podem ser desgastantes para a equipe e morosas para o cliente, comprometendo a qualidade do seu atendimento e a motivação de seus colaboradores.

Por isso, com o passar dos anos, os gestores dos cartórios foram percebendo a necessidade de realizar mudanças que permitissem a otimização das atividades do dia a dia. Após a chegada da tecnologia especializada para o ambiente dos cartórios, foram criadas ferramentas que auxiliaram nesse tipo de transformação. 

Sim, estamos falando da automação dos livros de cartório! A automação permite uma nova dinâmica para o sistema de registros, gestão de documentos, ofícios e livros. Continue a leitura e saiba mais sobre essa iniciativa que já está ajudando a agilizar os serviços de diversas serventias no país. 

Quais os benefícios da digitalização e de ter um cartório automatizado?

Antes de falarmos especificamente da automação dos livros de cartório, é importante destacar como a digitalização já não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para manter organizações resilientes em tempos desafiadores, como está sendo a pandemia, e que demandou a adaptação de todos a um modelo mais digitalizado e de trabalho remoto.

Sem o acesso remoto às informações proporcionado por essas tecnologias, o trabalho nesse modelo seria inviabilizado. Portanto, a digitalização é um investimento no presente e no futuro da serventia.

Além disso, ter tudo digitalizado e com as informações integradas torna o trabalho mais ágil, produtivo, eficiente e qualificado, gerando diferenciais valiosos para o cartório e direcionando-o à excelência no atendimento ao cliente. 

Quais as desvantagens de continuar baseando a operação de seu cartório em práticas manuais e em papel?

Como você sabe, os livros de um cartório são muito valiosos, uma vez que contêm os dados dos seus clientes, dos imóveis e das negociações envolvendo essas propriedades. O problema é que esses livros físicos têm diversos formatos e tamanhos, são de difícil manuseio e acabam estragando com o passar do tempo.

Manusear diversos livros diferentes faz com que a rotina de trabalho do cartório se torne mais lenta e problemática do que poderia ser.

Ainda, é uma atitude com maior margem de riscos de perdas e uso indevido dos dados dos livros.

Quais as vantagens em fazer a automação dos livros de cartório?

Como você já pode imaginar, para facilitar a vida de quem trabalha em uma serventia e de quem precisa desses serviços, a automação é o melhor investimento.

Com a digitalização e a automação dos livros de cartório, a capacidade de resposta de sua serventia será muito melhor!

Afinal, transferir os dados dos livros do seu cartório para um software de automação traz eficiência na gestão das informações da sua serventia e também segurança na gestão dos dados.

A automação em um cartório alia tecnologia da informação e gerenciamento de negócios para otimizar os resultados. Esse procedimento garante, de forma geral, um melhor atendimento e, consequentemente, um cliente mais satisfeito com os seus serviços, que serão realizados em um prazo menor.

Entre os benefícios dessa iniciativa, podemos destacar também o fácil acesso aos dados dos seus livros. Todas as informações estarão disponíveis no software especializado, de fácil manuseio e que pode ser acessado na nuvem a partir de qualquer dispositivo – local ou remotamente.

Com a automação dos livros de cartório, a consulta das informações da serventia acaba sendo simplificada e feita de forma muito mais ágil e eficiente.

O custo também diminui. A automação dos livros de cartório reduz todo tipo de desperdício: de tempo, de dinheiro, de esforços e de recursos. Depois que o processo de digitalização é concluído, será possível mapear livros e registros de modo simples e rápido.

Além disso, os livros também são preservados com a digitalização. A automação facilita ainda a revisão e as consultas e, como consequência, auxilia no aperfeiçoamento dos processos da sua serventia.

Então, resumindo, a automação dos livros de cartório pode:

• Agilizar o acesso e o registro das informações;
• Tornar sua equipe mais produtiva e motivada;
• Diminuir erros e elevar a qualidade do serviço prestado;
• Possibilitar que sua serventia trabalhe também em regime remoto ou híbrido (quando parte da equipe atua presencialmente e outra parte em home office);
• Aumentar a segurança dos dados de seus livros;
• Otimizar os resultados e a produtividade da serventia;
• Elevar os níveis de satisfação dos clientes;
• Reduzir custos e desperdícios.

Como as funcionalidades do CART auxiliam o cartório e proporcionam mais agilidade nos serviços?

O CART Imóveis é um software para cartório desenvolvido para atender às necessidades da rotina de registro de imóveis. O sistema comercializado pela Alkasoft tem a finalidade de reproduzir todos os passos do processo de registro, objetivando a automação completa e integrada deste importante serviço registral. Assim, o CART Imóveis integra os 5 livros do cartório e não requer a inclusão do histórico anterior registrado para iniciar as operações.

A plataforma atende às normas de boas práticas de informática definidas pelos órgãos reguladores, que passam por frequentes alterações e novas exigências, como as provenientes da Corregedoria, do CNJ, da Receita Federal, das prefeituras e das entidades de classe (Anoreg, Colégio Notarial do Brasil, entre outras).

O CART Imóveis, além da automação dos livros de cartório, reproduz fielmente e de maneira ordenada todos os atos presentes no dia a dia dos registradores. Por ter essa característica, o sistema atua como um poderoso aliado dos cartórios na busca por maior produtividade, profissionalismo e qualidade nos serviços prestados e oferecidos.

Assim, com o CART Imóveis, o seu cartório poderá fazer:

• O Cadastro de Guia para Análise de Títulos (Guia Exame);
• Pesquisas, listagem e relatórios utilizando diversos filtros;
• Impressão de relatórios de andamento das guias por situação;
• A utilização do selo digital;
• Emissão de ofícios que podem ser assinados digitalmente;
• Atualização em grupo da situação de títulos e pedidos de certidão;
• Envio de e-mail ao cliente com as exigências do título;
• Envio automático de e-mail ao cliente, informando que o registro está pronto;
• Cálculo de emolumentos para imóveis de 1º financiamento e Sistema Financeiro de Habitação (SFH).

Exemplos práticos dos benefícios dos sistemas CART na automação dos livros de cartório e na digitalização das serventias

Nada melhor do que conhecer a opinião e as recomendações de outras pessoas para compreendermos melhor os ganhos práticos em implementar uma inovação no negócio.

Por isso, veja alguns depoimentos de cartórios que já utilizam essa solução e colhem os benefícios dessa transformação digital:

“Desde que estamos utilizando o CART em nosso Ofício de Registro, tudo ficou mais prático e ágil. Os funcionários não precisam mais se deslocar de seus lugares para fazer consultas em arquivos de fichários, os protocolos são realizados na hora nos micros do balcão de atendimento, as matrículas são feitas através de um editor de textos especial e padronizado e muito mais. Realmente, trata-se de informatização de primeiro mundo.”

Jordan Martins
3º Ofício do Registro de Imóveis de Florianópolis

“O nosso cartório cresceu bastante e o sistema do concorrente já não atendia mais às nossas necessidades. Outro ponto era o suporte falho, acionávamos a equipe e em muitas vezes eles só faziam o suporte localmente, o que era inviável financeiramente para nós. Trocamos pelo CART Imóveis e não tivemos qualquer problema, tanto na questão da migração de dados quanto do treinamento presencial da equipe do cartório. E o atendimento do suporte CART, tanto presencial quanto remoto, é fundamental para nós. A Alkasoft está de parabéns!”

Andrew Yamaue
3º Ofício de Registro de Imóveis de Londrina

“Eu estou bem satisfeita com o sistema CART Imóveis. Todas as minhas pendências sempre foram prontamente resolvidas pela equipe da Alkasoft e isso pra mim é a peça chave para uma boa prestação de serviços. Com o CART, que é bem consolidado em todo o estado de SC, tenho a segurança de estar sendo bem atendida com um sistema que atende todas as exigências e provimentos do universo de registro de imóveis, com agilidade nas atualizações e necessidades do nosso cartório.”

Rafaela Roweder
2º Ofício do Registro de Imóveis de Mafra

Gostou do nosso post e de saber mais sobre a automação dos livros de cartório? Então indique a leitura para um amigo e não deixe de acompanhar outros materiais em nosso blog.

Aproveite para entrar em contato conosco e saber como podemos ajudar o seu cartório a ser ainda mais ágil e eficiente!

A rotina de tabeliães de cartório é formada por um grande número de tarefas, decisões, atendimentos e procedimentos. Entre tudo isso, o profissional precisa encontrar boas maneiras de gerenciar suas atividades com equilíbrio e eficiência. Hoje, uma das soluções para diversos desses desafios é encontrada no sistema para registro civil.

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Para ser bem-sucedido e exercer um trabalho qualificado de prestação de serviço à população, há algumas qualificações para um tabelião desenvolver que vão além do concurso.

A profissão de tabelião é regulamentada pela Lei nº 8.935 de 18 de novembro de 1994 da Constituição Federal Brasileira, que apresenta em seu artigo 6º, que, quanto aos serviços notariais e de registro, aos notários compete: formalizar juridicamente a vontade das partes; intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam ou queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo; e autenticar fatos.

Mas, para fazer tudo isso com eficiência, destaque e produtividade, afinal, quais as qualificações principais que um tabelião deve ter?

O principal e o mais importante para começar é ser bacharel em Direito. Mas, não basta isso, o ingresso nessa carreira ocorre ao prestar um concurso público, passo determinado desde a promulgação da Constituição Federal.

No entanto, organização, conhecimentos de gestão, agilidade e constante atualização também são necessários como qualificações para um tabelião ter no exercício de seu trabalho. Continue a leitura do artigo de hoje e descubra mais sobre o tema.

Principais qualificações para um tabelião de sucesso

Para ingressar na carreira de tabelião, com certeza você já mostrou aptidões como foco, persistência, organização e muita busca por conhecimento. No entanto, essas qualificações para um tabelião não devem parar por aí. Outras habilidades, competências e qualificações para um tabelião de sucesso incluem:

1. Adquirir e reciclar conhecimentos de forma contínua

Estar em constante evolução profissional é necessário para alcançar mais sucesso e excelência em seu importante trabalho. Por isso, estar atualizado sobre tecnologias, metodologias, mudanças e novas leis, entre outros tópicos para ajudar na gestão do cartório, é algo que irá destacá-lo em sua jornada profissional.

Hoje, no mercado, além de diversas capacitações disponíveis para gestão, há softwares que são otimizadores de tarefas, modernizando os cartórios e a qualidade dos serviços prestados.

Os tabeliães são os profissionais que garantem segurança jurídica, por isso, a disciplina, organização e atualização do conhecimento também nessa área devem ser permanentes.

2. Ter qualificações em relacionamento interpessoal e comunicação

Em sua rotina, além de contato com processos e sistemas, o tabelião fará interface com pessoas – sejam seus colegas, fornecedores ou clientes.

Portanto, para o bom exercício de seu trabalho, é importante saber como se comunicar bem, ter uma atitude empática e respeitosa, demonstrar domínio e clareza nas informações prestadas, conseguir mediar e evitar conflitos, entre outras habilidades.

3. Ser intraempreendedor

Intraempreendedorismo está relacionado à capacidade de um profissional atuar ativamente para gerar melhorias e inovações na organização.

Apesar do estigma que alguns setores ainda têm quanto à atividade notarial e de registro, essa é uma área que tem gerado e que, cada vez mais, demandará inovação.

Assim, entre as qualificações para um tabelião atuar nesse cenário, será preciso incorporar disposição, interesse e foco na melhoria contínua, em sugerir e promover novas e aperfeiçoadas formas de trabalho, em desenvolver ideias para reduzir custos e elevar a qualidade, em atender melhor às necessidades do cliente e criar diferenciação para a serventia.

4. Saber trabalhar com foco, prioridades e metas

Na rotina dos cartórios, se o tabelião não conseguir trabalhar de forma planejada, organizada e orientada a resultados, facilmente o profissional acaba se tornando um “apagador de incêndios”, lidando apenas reativamente às solicitações e demandas.

Isso poderá acabar reduzindo sua motivação e engajamento com o trabalho e diminuir seu potencial de gerar valor para a organização. Portanto, entre as qualificações para um tabelião, é importante também desenvolver habilidades como foco para lidar com prazos e evitar distrações e procrastinação, priorização do que é urgente e importante (como adequar a serventia a provimentos) e trabalho com metas, conseguindo tangibilizar resultados em objetivos claros, mensuráveis e relevantes.  

5. Manter-se atualizado em relação à tecnologia

A evolução da tecnologia está trazendo, cada vez mais, o trabalho para o mundo digital, a tendência é de que muitos serviços sejam prestados com o apoio da tecnologia e que novas camadas de automatização de tarefas repetitivas sejam agregadas à rotina do tabelião.

Portanto, essas qualificações para tabelião são fundamentais para o profissional acompanhar a evolução da carreira e do mercado, contribuindo para a serventia ser modelo em atendimento ao cliente e em eficiência de sua operação.

E para você, quais as principais qualificações para um tabelião ter? Como você busca desenvolver habilidades para alcançar a excelência em seu trabalho? Conte para a gente pelos comentários.

Realizar a migração de dados entre sistemas se torna mandatório quando é necessário integrar e modernizar seus canais de gerenciamento. Afinal, sistemas diferentes podem ser obsoletos ou contribuir para uma inconsistência e redundância de informações. Por outro lado, essa mudança demanda uma série de cuidados.

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Não há receita milagrosa, porém, há uma prática que organizações de todos os setores utilizam para manterem-se eficientes e competitivas, mesmo em tempos de imprevisibilidade: elas qualificam a gestão, de modo a conseguirem extrair mais resultados, mesmo sem aumentar os investimentos. No caso de serventias, é possível aumentar a produtividade no cartório e desenvolver uma gestão com mais equilíbrio entre o que entra e o que sai – sejam demandas de trabalho, insumos ou recursos financeiros.

Desse modo, colocar em prática as atividades de um cartório da forma mais eficiente possível exige metodologias e ferramentas de organização e otimização. Afinal, para garantir o máximo de qualidade nos serviços e produtividade no cartório, é preciso saber como aproveitar melhor seus recursos – financeiros ou humanos – e minimizar fraquezas que podem estar tornando seus serviços mais morosos e excessivamente burocráticos para os clientes.

À medida em que tecnologias são introduzidas e implementadas para o aumento de produtividade no cartório, mais possibilidades de organizar e automatizar demandas surgem. Entre essas soluções, há aquelas que ajudam a manter um cronograma fluido e a ter suas tarefas planejadas e executadas de maneira mais eficiente e inteligente.

Que tal descobrir mais sobre como obter esses ganhos de competitividade e produtividade no cartório? No artigo de hoje, falaremos a respeito do Método Kanban e de seus benefícios para a melhoria da gestão e produtividade no cartório. Entenda, também, como é possível ver os ganhos disso na prática por meio de uma solução prática e gratuita.

O Método Kanban e sua origem

Assim como o desenvolvimento ágil e diversos conceitos de modernização de uma linha de produção, o Kanban teve sua origem na Toyota, no Japão, durante a década de 1960. A palavra “kanban” significa “cartão” ou “sinal”.

Na prática, nada mais é do que um quadro com listas de tarefas, divididas em cartões e distribuídas em colunas de acordo com seu nível de conclusão. Parece simples, não? E realmente é.

Provavelmente, sua empresa já utilizou um sistema de organização dessa forma para saber quais são as tarefas pendentes e que necessitam maior atenção. Agora, imagine que esse mural, com diferentes papéis coloridos com tarefas escritas, pode abarcar materiais, contatos, cópias de documento… isso é o que ocorre quando aliamos o Método Kanban a ferramentas digitais de gestão e produtividade no cartório. E isso pode trazer uma série de benefícios para a gestão da serventia.

Principais vantagens do uso do Método Kanban

Primeiramente, é importante destacar um dos pontos mais atrativos do Método Kanban, que é a forma de visualização das informações. O fluxo de trabalho em um cartório, se não estiver sendo devidamente organizado e monitorado, pode se tornar caótico. E, por meio do Kanban, o gestor conseguirá visualizar esses fluxos – de um jeito muito fácil de compreender, acompanhar e ter ideias para melhorias.

Com o Método Kanban, é possível categorizar tarefas e enxergá-las dentro de uma linha de partida e chegada para sua entrega. Assim, consegue-se identificar pontos em que a demanda pode estar ficando acumulada ou deficitária e tomar decisões que solucionem a questão, promovendo um atendimento mais ágil e processos mais enxutos e fluidos.

Como aplicar o Método Kanban para ter mais produtividade no cartório?

Se você ficou interessado nas melhorias potenciais oferecidas pelo Método Kanban, mas tem dúvidas sobre como implementar essa nova abordagem com facilidade na serventia, saiba que há uma forma prática de fazer isso.

Você já ouviu falar sobre o Alkaflow? Esse sistema da Alkasoft alinha-se perfeitamente a essa proposta. Com ele, você vai poder controlar e distribuir automaticamente tarefas, de modo fácil e rápido, melhorando processos e ciclos completos de trabalho.

Para você ter uma ideia prática de como o Alkaflow pode revolucionar sua gestão, temos uma surpresa: disponibilizamos gratuitamente uma ferramenta de produtividade no cartório desenvolvida a partir do Método Kanban. A ferramenta é customizável, permitindo que você adicione e modifique cartões de tarefas e escolha a melhor forma de sinalizar o progresso dos processos de sua serventia.

Assim, você pode começar seu plano de modernização e ganho de qualidade e produtividade no cartório, ampliando essas melhorias posteriormente com a adoção do Alkaflow.

Aproveite essa oportunidade: tenha uma amostra dos recursos do Alkaflow. Comece a utilizar hoje mesmo essa ferramenta gratuita de gestão da produtividade para cartório.

Você já ouviu a máxima que afirma que “o que não é medido não é gerenciado”? A verdade é que, na correria do dia a dia, muitos responsáveis pelas serventias acabam se dedicando mais à parte operacional do negócio, seja por falta de pessoal, por muitos processos ainda não terem sido digitalizados ou, mesmo, por costume. Com isso, acaba-se não gerenciando com estratégia a performance dos cartórios.

Isso, no médio e longo prazo, poderá trazer prejuízos e problemas no desempenho e na qualidade dos serviços prestados pelo cartório. Diante disso, quando se profissionaliza a gestão da serventia, uma das iniciativas mais fundamentais é estabelecer indicadores para medir a performance dos cartórios.

De fato, entre as principais funções dos indicadores está a mensuração de um resultado específico que se deseja acompanhar por ser essencial para a operação e para a excelência do serviço prestado.

Por isso, neste artigo, falaremos mais sobre a importância dos indicadores e daremos dicas de quais pode-se utilizar para medir a performance dos cartórios. Acompanhe.

Por que utilizar indicadores no cartório?

Os indicadores podem dar origem a metas e direcionamentos para se buscar a excelência na serventia. Sem os dados proporcionados por eles, ficará praticamente impossível medir o progresso e identificar com precisão gargalos na operação do negócio.

Dessa forma, os indicadores podem fornecer subsídios para se identificar problemas e criar ações corretivas e preventivas eficientes, baseadas em dados e em fatos. Por meio de seu acompanhamento consistente, será possível ter um retrato fiel da realidade da serventia, de modo a melhorar aspectos da gestão, para satisfação dos colaboradores e da população usuária, e para ações de auditoria, premiações e certificações de qualidade.

Com isso, podemos compreender que o uso estratégico de indicadores para medir a performance dos cartórios permitirá maior controle da serventia, melhor preparação para a tomada de decisões, prevenção e correção de problemas, desenvolvimento de melhores resultados e de maior qualidade do serviço e, de forma mais abrangente, favorecerá o sucesso do negócio.

4 indicadores para medir a performance dos cartórios

Como vimos, os indicadores são recursos fundamentais para orientar a operação do negócio para o melhor caminho. Lembre-se: aquilo que pode ser medido, pode ser melhorado.

Essa premissa pode levar ao erro comum de se adotar já de início o maior número possível de indicadores. Isso poderá saturar ainda mais sua rotina e tornará a análise aprofundada dos dados mais morosa e difícil.

Por esse motivo, pode ser mais proveitoso começar com um grupo menor de indicadores para medir a performance dos cartórios, focados no que realmente é prioritário acompanhar para garantir o melhor desempenho e focados nos pontos críticos para o sucesso do negócio.

Entre esses indicadores, podem estar:

1. Tempo de espera: quanto tempo os usuários aguardam, em média para serem atendidos em sua serventia? Esse é um indicador importante a acompanhar.
2. Satisfação do cliente: o cartório existe para atender demandas da população – isso está acontecendo a contento? Esse indicador pode mostrar, por exemplo, que a serventia deve fornecer ao cliente opções de acompanhamento online de seus processos.
3. Atendimentos mensais: como anda a produtividade de sua equipe? Será que ela está bem dimensionada e atuando com produtividade? Esse indicador pode ser cruzado com os demais para fornecer um quadro mais preciso de como está a performance dos cartórios.
4. Tempo para fechamento de protocolos: com esse monitoramento, é possível fazer uma análise de desempenho dos colaboradores, fazendo uma média de quantos protocolos cada um finaliza e em quanto tempo, permitindo quantificar a colaboração de cada funcionário nas rotinas do cartório e identificar problemas em processos que impedem que as etapas sejam executadas mais rapidamente.

Ciclo para extrair resultados a partir da mensuração da performance dos cartórios

Apenas estabelecer os indicadores para medir a performance dos cartórios, inseri-los em uma planilha ou sistema e atualizar um gráfico com os resultados do trimestre, por exemplo, não traz, de fato, mudanças e melhorias para a serventia.

Os indicadores terão realmente valor se forem analisados e gerarem inteligência e planos de ação. Com isso, depois de selecionar quais indicadores você irá acompanhar, é importante comunicar essa decisão aos colaboradores, engajando-os tanto nas ações necessárias para garantir a mensuração quanto em melhorar os índices.

Depois, é importante seguir monitorando os resultados obtidos, repensar se esses são mesmo os indicadores mais adequados para o momento e, então, consolidá-los e cruzá-los de forma a ter ideias para um plano de ação centrado no que você identificou que deve ser melhorado.

Nessa hora, você pode utilizar a metodologia de qualidade chamada PDCA. Com isso, você conseguirá se instrumentalizar para buscar a melhoria contínua do que foi medido com os indicadores, a partir de quatro ações também contínuas: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act). Fazendo esse ciclo rodar, você utilizará os números obtidos nos indicadores para gerar ações e melhorias concretas na gestão de sua serventia.

E então, pronto para utilizar indicadores para medir e melhorar a performance dos cartórios? Descubra o que o Alkaflow pode fazer pela sua serventia!