Manter a digitalização de matrículas e registros de cartório vem se tornando cada vez mais um ponto de partida para gerar diferencial e mais eficiência nos serviços oferecidos. Serviços digitais já são uma potência no mercado, permitindo que se tenha custos operacionais menores e maior agilidade na realização de tarefas e no atendimento ao cliente.
Nesse contexto, a Recomendação n.º9 do CNJ (Conselho Nacional de Justiça), referente à digitalização de matrículas e registros, foi estabelecida frente aos acidentes que podem ocorrer com os documentos, sugerindo que o cartório mantenha cópias digitais.
No entanto, para que se dê o passo de digitalização na serventia, é necessário que se crie um fluxo coerente e organizado de processos que garantam a otimização da digitalização, sem onerar as rotinas do cartório.
Sua serventia enfrenta dificuldades em implementar uma digitalização de matrículas eficiente? Está em dúvida sobre como organizar essa rotina no cartório com o apoio da tecnologia?
Então, continue a leitura. Neste artigo, apresentaremos dicas de ações e boas práticas que podem tornar a digitalização de matrículas e registros mais ágil. Acompanhe a seguir.
1. Defina os processos para viabilizar a digitalização de matrículas e registros
O processo de digitalização de matrículas e registros no cartório depende de um caminho claro. Para que esse caminho seja mapeado, é preciso entender o fluxo que seu cartório opera e quais são os gargalos a serem combatidos em sua reestruturação.
Quando as informações são trabalhadas no ambiente digital, os processos precisam estar centralizados em um sistema para cartório que seja coerente às rotinas, tarefas, desafios e exigências legais deste tipo de operação.
Os sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) devem estar, portanto, integrados a sistemas de gestão de cartório que lidam com as rotinas associadas a matrículas e registros, permitindo, assim, um fluxo de trabalho mais fluido, ágil e eficiente.
2. Atualize o sistema com o apoio de tecnologias inteligentes
A digitalização de matrículas e registros ganha agilidade quando os processos estão devidamente alinhados. Isso pode ser alcançado com a implementação de uma tecnologia que permita organizar prazos, elencar processos, priorizar tarefas e integrar suas equipes. Nesse ponto, escolher a ferramenta ideal faz toda a diferença.
É importante considerar que as funcionalidades e benefícios de digitalização de matrículas e registros não se resumem à esfera operacional. Com isso, é preciso que se tenha um sistema acessível, que garanta a integridade das informações de matrículas e registro tanto para seus clientes e equipes internas quanto para apoiar seu processo de tomada de decisões mais estratégicas.
3. Adote um sistema que esteja dentro dos padrões e normas de segurança vigentes
Garantir a autenticidade dos registros e matrículas é algo vital para as operações de rotina no cartório. Portanto, é importante que se tenha um sistema que utilize protocolos de segurança que possam salvaguardar as informações e garantir sua integridade.
A Medida Provisória 2.200-2/2001, que institui a ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas) brasileira, reconhece a validade e autenticidade de documentos eletrônicos. Isso significa que matrículas e registros nativamente eletrônicos podem ter sua segurança garantida e atestada.
Tecnologias como o Blockchain e os selos digitais emitidos pelos Tribunais de Justiça estaduais permitem a autenticidade e arquivamento devidos a matrículas e registros realizados com segurança e agilidade.
4. Implemente um sistema que automatize as rotinas no cartório
A digitalização de matrículas e registros, para uma serventia, deve ser uma aliada não apenas para fornecer mais agilidade aos processos, como também para a potencialização da produtividade.
Por isso, é importante que o sistema para cartório a ser implementado na sua digitalização ofereça ferramentas e recursos que garantam maior potencial de autonomia e integração para os setores.
Aspectos como a forma de indexação dos documentos digitalizados, ou, ainda, a possibilidade de cadastros em lotes são importantes. Dessa forma, é possível, inclusive, manter uma estrutura mais enxuta, porém que atenda as demandas de digitalização de matrículas e registros de seu cartório.
Você está em busca de soluções que facilitem a digitalização de matrículas e registros na sua serventia? Seu cartório precisa ter mais agilidade nos processos que envolvem esses documentos?
Então, conheça o sistema para cartório CART Imóveis da Alkasoft e conquiste mais rapidez, eficiência e conformidade para as tarefas de rotina do cartório.
Deixe uma resposta
Quer juntar-se a discussão?Sinta-se a vontade para contribuir!