A rotina de cartório de registros de imóveis é repleta de processos, tarefas e obrigatoriedades de grande importância. Entre essas atividades, está o acompanhamento registral no cartório.
Com isso, todas as partes interessadas, incluindo clientes e Poder Judiciário podem ter acesso ao andamento dos títulos.
Continue a leitura para compreender mais sobre este tema e descubra também por que utilizar um sistema especializado nos processos de cartório pode oferecer vantagens para essa rotina. Acompanhe a seguir.
O que é acompanhamento registral no cartório?
Na rotina dos cartórios de registros de imóveis, o acompanhamento registral refere-se à disponibilização e acesso à visualização de todas as fases percorridas por determinado título – da prenotação ou exame e cálculo até a entrega do título.
Com isso, esse processo permite o acompanhamento completo do procedimento registral de dado título, englobando seus diferentes status, que podem incluir, por exemplo: cancelado, título pronto para a retirada, título registrado, título entregue, notificação, processamento e outros.
Por que o acompanhamento registral no cartório é tão importante?
Faz parte da prestação de serviço do cartório prover seus clientes de dados sobre o andamento de suas solicitações. Tais informações também podem ser de interesse do Poder Judiciário e da Administração Pública.
Dada sua importância, é cada vez mais imperativo que esses processos de cartório sejam também digitalizados.
Em uma serventia que executa essas rotinas de forma manual, é preciso alocar um profissional para atender às ligações recorrentes dos clientes em busca de atualização sobre o andamento de suas solicitações. Isso gera custos e perda de tempo tanto para o cidadão quanto para o cartório.
Por isso, como veremos a seguir, utilizar o apoio da tecnologia para fazer e promover o acesso ao acompanhamento registral no cartório é bastante vantajoso.
Quais são as vantagens de ter um sistema para fazer o acompanhamento registral na serventia?
Utilizar um sistema especializado nas rotinas de um cartório para apoiar esse processo é algo benéfico tanto para a serventia quanto para o seu cliente.
Algumas das principais vantagens disso são:
Mais transparência
Sistemas especializados possibilitam que o acompanhamento registral no cartório seja feito a qualquer momento e a partir de qualquer local por quem possui autorização para isso.
Essa acessibilidade eleva a transparência na prestação de serviço e no relacionamento da serventia com os seus públicos de interesse.
Otimização da gestão
Ao utilizar um sistema para essa rotina, tarefas podem ser total ou parcialmente automatizadas.
Além disso, a equipe dedicada a atender o público presencialmente ou via telefone para atualização de status das solicitações poderá ser alocada para outras atividades, otimizando o trabalho e a produtividade da serventia de maneira mais ampla.
Redução de custos
Ao utilizar um sistema que forneça o acesso ao acompanhamento registral no cartório, é possível diminuir custos operacionais com aumento de equipe para atendimento, geração de cópias de documentos, ligações, entre outras coisas.
Satisfação do cliente
Quando o cliente não precisa mais se deslocar até o cartório, ficar em filas ou fazer repetidas ligações para acompanhar o status de suas solicitações, otimiza-se seu tempo e oferece-se um serviço mais satisfatório a ele.
A praticidade trazida pela consulta online empodera a população e garante mais comodidade no acesso às informações buscadas.
Modernização da serventia
Naturalmente, o sistema especializado ajuda a modernizar a serventia, digitalizando suas rotinas e trazendo mais eficiência e agilidade para processos como o acompanhamento registral no cartório.
Como fazer o acompanhamento registral no cartório?
O acompanhamento do status das solicitações poderá ser feito por meio da solução trazida pela Associação dos Registradores Imobiliários, que interliga sistemas dos cartórios de modo que a população, o Poder Público e o Poder Judiciário tenham acesso eletrônico aos registros.
Para fazer o acompanhamento nesse site, é preciso inserir alguns dados básicos, como o número de protocolo da solicitação, o Estado e a Comarca, entre outros. O resultado será exibido com detalhes do título consultado e seu andamento.
Outra alternativa é disponibilizar também o acompanhamento registral por meio de um portal de sua serventia a partir de um sistema especializado, como o CART Imóveis.
Como o sistema CART pode ser utilizado para acompanhamento registral no cartório?
Essa solução da Alkasoft, por intermédio da funcionalidade CART Web, possibilita que a serventia disponibilize uma espécie de portal para que seus clientes possam consultar o trâmite de seus protocolos online, mediante um login e senha.
Assim, o cliente pode obter facilmente as atualizações do andamento dos títulos e uma experiência de atendimento ainda mais qualificada. Além disso, ele poderá receber em seu e-mail notificações sobre o status de suas solicitações, tornando ainda mais prático realizar esse acompanhamento do trâmite.
Outra facilidade adicional dessa solução da Alkasoft é que a consulta poderá ser feita pelo cliente também por meio de um QR Code, além do identificador e protocolo entregues a ele.
Se você ficou interessado nesta solução, conheça mais sobre o sistema para cartório da Alkasoft.
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