Ter um acompanhamento consistente sobre a produtividade em um cartório é de grande importância para manter sua serventia eficiente e competitiva, e é aí que entra um sistema de gestão.
Implementar uma solução especializada faz toda a diferença quando é preciso otimizar processos e reduzir a incidência de erros, atrasos e desperdícios associados à rotina do cartório. Mas como fazer a escolha da tecnologia ideal?
No artigo de hoje, apresentaremos alguns dos principais fatores a serem considerados ao escolher um sistema de gestão da produtividade para cartórios. Continue a leitura e saiba mais sobre como uma solução focada neste tipo de organização pode proporcionar vantagens únicas e otimizar seus resultados.
O que levar em consideração na escolha de um sistema de gestão?
A escolha de um sistema de gestão da produtividade deve ser cuidadosa, indo além de fatores como o custo de implementação. Afinal, com a tecnologia certa, os ganhos em produtividade e eficiência serão expressivos e cobrirão rapidamente o investimento inicial realizado.
A seguir, conheça alguns dos critérios importantes para orientar essa decisão.
1. Escalabilidade e flexibilidade oferecidos pelo sistema
Uma solução que auxilie a gestão da produtividade de seu cartório deve ser capaz de acompanhar o crescimento de sua operação. Sistemas mais genéricos podem não contar com recursos e ferramentas adequados caso suas necessidades ganhem uma dimensão maior.
Por isso, a escalabilidade é um fator relevante a ser considerado na escolha de um sistema de gestão da produtividade.
Dessa maneira, procure também adotar uma solução que possa não somente lidar com o número de pedidos e processos, como também se adaptar a diferentes escalas. Assim, sua gestão não precisará fazer investimentos adicionais caso necessite lidar com uma demanda maior a ser gerenciada.
Da mesma forma, uma solução escalável não envolverá grandes gastos extras, caso sua estrutura torne-se mais enxuta de acordo com alguma mudança estratégica.
2. Facilidade de implementação da tecnologia
As demandas das organizações são cada vez mais emergenciais, exigindo agilidade em sua execução. Por isso, o sistema de gestão da produtividade deve ter uma implementação simplificada e desburocratizada, que permita uma transição rápida e confiável entre tecnologias.
3. Integração com outras ferramentas
Seu cartório provavelmente já utiliza outros softwares e bases de dados que auxiliam no registro de suas atividades. Por isso, é importante que o sistema de gestão da produtividade tenha a capacidade de se integrar a essas outras bases e ferramentas mais utilizadas.
Funções como monitoramento de processos, geração de relatórios e gestão de recursos precisam ser potencializadas.
Do contrário, pode haver duplicidades, inconsistências e retrabalhados que, diferentemente do que se espera com a adoção da solução, irão impactar negativamente na produtividade da serventia.
4. Segurança e suporte aprimorados
A segurança dos dados é uma demanda crucial nas operações dos cartórios. Especialmente com novas legislações, como a LGPD, será preciso adotar mecanismos mais completos e modernos para garantir a integridade e proteção das informações coletadas, armazenadas e utilizadas na serventia.
Assim, é fundamental avaliar os recursos de segurança oferecidos pela ferramenta. Além disso, é relevante considerar qual o nível de qualidade e disponibilidade do suporte oferecido antes, durante e após a implementação.
Por que escolher um sistema de gestão de produtividade especializado para cartórios?
No momento da escolha, você encontrará sistemas de produtividade mais generalistas e outros especializados.
Uma solução mais genérica poderá apoiar algumas atividades específicas e gerar melhorias pontuais em alguns processos. No entanto, se você quer obter o máximo de resultados e levar a produtividade e a eficiência da serventia a um novo nível, um sistema voltado especificamente para as rotinas, os desafios e as tarefas de um cartório é a escolha ideal.
Alkaflow: por que este é o sistema de gestão certo para cartórios?
Como vimos, para que a gestão de produtividade possa registrar avanços consideráveis, é necessário escolher criteriosamente o sistema a ser utilizado, priorizando uma solução focada nas demandas dos cartórios.
Por isso, o Alkaflow, sistema de gestão da produtividade da Alkasoft, é uma escolha ideal. Ele permite que os processos do cartório sejam totalmente controlados, registrados e melhorados, eliminando tarefas redundantes e burocracias que trazem morosidade para a conclusão das atividades e que prejudicam a capacidade produtiva da serventia.
Além disso, o Alkaflow auxilia a gestão da produtividade ao padronizar tarefas, contribuindo para que não se perca tempo com refações e dúvidas de execução de processos.
Ainda, ao proporcionar a automatização em rotinas operacionais, maximiza-se a produtividade individual e coletiva da equipe, permitindo que os atendimentos sejam agilizados.
Outro ponto de destaque do sistema Alkaflow está em sua capacidade de otimizar processos. As rotinas de um cartório já necessitam, pelas normas, de registros de todos seus dados e serviços. O Alkaflow garante o controle do andamento desses pedidos por meio da própria ferramenta.
Dessa forma, o Alkaflow oferece um suporte especializado e amplo para otimizar o fluxo das atividades das serventias, bem como maior poder de acompanhamento dos indicadores de produtividade e do desempenho da equipe.
Se você quer ampliar a capacidade produtiva de sua serventia e ter mais controle na gestão da equipe e da serventia, descubra mais sobre os diferenciais do Alkaflow. Fale com um de nossos consultores e solicite já uma demonstração gratuita do sistema de gestão da produtividade da Alkasoft.
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