Seu cartório precisa melhorar resultados? O atingimento de suas metas de produtividade está abaixo do esperado? A equipe não está desempenhando em seu potencial máximo? Então, é hora de saber como o Alkaflow e a gestão da produtividade podem transformar sua serventia.
A seguir, compreenda mais sobre este sistema e como suas funcionalidades e recursos podem contribuir para seu cartório produzir mais e melhor. Acompanhe.
O que é o Alkaflow?
O Alkaflow é o inovador sistema de alta tecnologia da Alkasoft, voltado à gestão da produtividade e com foco total na realidade da rotina das serventias.
Esse sistema foi desenvolvido para otimizar e potencializar a produtividade dos cartórios, tornando possível ao gestor acompanhar todos os andamentos, fluxos e fases das solicitações e processos, além de monitorar o trabalho da equipe por meio de relatórios variados e estatísticas confiáveis.
Além disso, é uma solução que:
- Apresenta a máxima segurança para os dados armazenados;
- Está acessível 100% na nuvem;
- Conta com atualizações automáticas;
- Tem interface moderna e fácil usabilidade;
- Garante a integridade dos dados e registros com backup na nuvem;
- Oferece treinamento e suporte técnico especializado;
- Conta com integração com o sistema CART Imóveis;
- Proporciona o controle completo do serviço registral do cartório.
Por tudo isso, a relação do Alkaflow e a gestão de produtividade das serventias é tão significativa, fazendo deste sistema mais do que uma ferramenta, uma transformação para seu cartório.
Alkaflow e a gestão da produtividade: quais os ganhos potenciais?
Conforme estudo, de maneira geral, os profissionais passam no máximo 39% do tempo de trabalho realmente focados em tarefas produtivas relacionadas à empresa. O Alkaflow e a gestão da produtividade ajudam as serventias a elevarem consistentemente esse percentual.
Com um controle total que passa desde a distribuição de tarefas à análise de desempenho, o Alkaflow permite que os cartórios consigam melhorar sua eficiência, a qualidade e agilidade do serviço e a produtividade individual e coletiva das equipes.
De forma resumida, tudo isso é possível graças a ganhos potenciais como:
- Melhorar a organização do volume de processos de seu cartório;
- Agilizar as etapas de atendimento e serviços notariais;
- Solucionar dificuldades na comunicação interna e externa;
- Agilizar processos de documentações;
- Melhorar o desempenho dos colaboradores e da equipe como um todo;
- Fazer a gestão de responsabilidade de cada funcionário da serventia;
- Enxugar e padronizar processos;
- Monitorar amplamente todas as etapas e processos do seu cartório;
- Agilizar e automatizar a distribuição de tarefas;
- Reduzir erros e retrabalhos;
- Visualizar dashboard inteligente para acompanhar os indicadores internos e otimizar o desempenho da equipe;
- Ter visão sistêmica e controle total de sua gestão.
Alkaflow e a gestão da produtividade para revolucionar o seu cartório
Cartórios altamente produtivos alinham-se ao modelo de business-driven workflow (fluxos de trabalho orientados pelo negócio).
Em um estudo realizado com organizações bem-sucedidas e equipes de produtividade elevada, identificou-se que essas aprimoraram seu desempenho e agilizaram seus processos com o apoio de tecnologias especializadas e a partir de uma visão ampla de seus processos, entre outras iniciativas que revolucionaram seus resultados.
Dados como esses indicam um caminho possível para melhorar a performance de sua serventia. O uso do Alkaflow e a gestão da produtividade ajudarão a otimizar seus fluxos de trabalho e a orientá-los para o sucesso do negócio.
A partir de melhorias como o redesenho e o enxugamento de seus processos, a padronização operacional, uma distribuição acurada de demandas, entre outras, sua serventia poderá conquistar uma melhor utilização e aproveitamento do tempo produtivo, fazendo mais e melhor em menos tempo.
Alkaflow e a gestão da produtividade: quais os recursos e funcionalidades do sistema?
Os resultados e benefícios potenciais que vimos até aqui são possíveis a partir dos diferenciais de recursos e funcionalidades do Alkaflow e a gestão da produtividade. Isso inclui:
Dashboard
Módulo introdutório do sistema Alkaflow, no qual o gestor pode visualizar um resumo diário com dados essenciais como:
- Total de serviços em atraso;
- Serviços cujos prazos findam no dia em curso;
- Erros não revisados nos processos;
- Tarefas a fazer;
- E outros.
Também podem ser exibidos, de modo visual e descomplicado, os indicadores e as estatísticas de cada funcionário e da equipe nos últimos sete dias.
Agenda
O controle de tarefas e a identificação de gargalos que prejudicam a produtividade da serventia são facilitados com a funcionalidade de agenda do Alkaflow.
Com ela, o gestor tem acesso ágil à agenda do cartório, incluindo eventos como reuniões, faltas e férias de cada funcionário. É possível incluir na agenda outros compromissos e ações que demandam monitoramento e facilitar, assim, a comunicação e o alinhamento com a equipe.
Método Kanban
Este método é uma das chaves para que o Alkaflow e a gestão da produtividade impulsionem resultados.
O Kanban possibilita um controle acurado do fluxo de atividades do cartório por meio de cartões digitais que identificam e indicam o andamento dos fluxos de trabalho e de tarefas na serventia.
Checklist
Com o checklist do Alkaflow, é possível que funcionários e gestores monitorem e confiram a execução de processos e recebimentos de documentos conforme o fluxo e padrão estabelecidos previamente.
Assim, fica mais fácil para o colaborador evitar erros e esquecimentos e desempenhar suas funções com o máximo de eficiência possível.
Relatórios e estatísticas
Os dados são ativos fundamentais para otimizar processos, promover melhorias e, por consequência, impulsionar a produtividade da serventia.
Com o Alkaflow, é possível gerar relatórios e estatísticas relacionados à performance de cada colaborador ou, mais amplamente, das equipes. E esses são apresentados com visualização simples e de rápida compreensão, agilizando também os processos decisórios do gestor.
É possível ir além e detectar pausas produtivas feitas pelos colaboradores (como reuniões) e as improdutivas (saídas para buscar café, por exemplo), entre outras questões que ajudarão a melhorar a rotina e os resultados da serventia.
Ranking
Outra funcionalidade que pode ajudar a elevar os níveis de produtividade é o ranking de usuários do Alkaflow.
Com ele, é possível realizar uma competição saudável e o reconhecimento da melhoria na performance dos colaboradores. E isso, especialmente quando associado a benefícios como premiações, pode ajudar a elevar ainda mais a produtividade no cartório.
Agora que você já sabe como o Alkaflow e a gestão da produtividade podem revolucionar seu cartório, entre em contato para realizar uma demonstração do sistema e ver de maneira prática como é possível aumentar a produtividade da sua serventia.
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