A rotina de um tabelião exige o gerenciamento de diversas ações para a execução de um trabalho eficaz e com resultados positivos. Os processos do cartório são reconhecidos como complexos e, quando não bem otimizados, também como morosos e burocratizados.
Sabe-se da importância do papel de um tabelião no cartório. É por meio de seu trabalho como oficial público, responsável pela preparação e autenticação de diversos documentos, escrituras e registros, que a população tem acesso a serviços essenciais ao longo de sua vida.
Entretanto, para que o atendimento prestado seja eficiente e qualificado e a rotina laboral ocorra sem maiores transtornos, é fundamental buscar constantemente maneiras de melhorar os processos do cartório.
Para obter dicas de como fazer isso, continue a leitura do artigo de hoje.
7 boas práticas para o tabelião otimizar processos do cartório
Há diversos caminhos possíveis para desenvolver uma gestão ainda mais eficiente, com processos mais assertivos e um atendimento mais qualificado. Entre as ações recomendadas para isso, podemos destacar:
1. Tomar decisões baseadas em dados
O tabelião, liderança do cartório, é a peça-chave para conduzir os processos internos diários da serventia da melhor maneira possível. E, para isso, é importante ter entre suas habilidades a capacidade de tomada de decisão rápida e assertiva.
Uma das formas de fazer isso é reduzir o espaço para achismos e desenvolver a prática de tomar decisões baseadas em dados, trazendo mais segurança, celeridade e eficiência também nessa etapa. Os sistemas para cartório fornecem uma série de dados valiosos para orientar este processo.
2. Inovar na gestão do cartório
A modernização do seu cartório é essencial para inovar no atendimento aos seus clientes. Além disso, ela possibilita que você aprimore processos a partir das mais atuais práticas de gestão e tecnologias.
Hoje, o cliente conta com a tecnologia para quase tudo, exigindo uma atualização nesse sentido das serventias. Ter acesso online a dados sobre o seu atendimento, por exemplo, é uma inovação que será valorizada e trará mais praticidade para todos os envolvidos.
3. Ter flexibilidade e empatia
Apesar de muitas das ações de rotina do tabelião demandarem protocolos em conformidade com provimentos e outras exigências legais, há espaço para demonstrar flexibilidade na gestão dos processos do cartório.
No escopo de seu trabalho, é possível ter autonomia para a determinação das melhores maneiras de se atender ao que prescreve a lei e ao que o público do cartório demanda.
Assim, é importante estabelecer uma mentalidade e uma cultura de melhoria contínua, que possibilite um atendimento menos marcado pela rigidez e mais pela empatia e foco em ajudar o cliente a solucionar suas dores efetivamente.
4. Delegar tarefas
É comum que alguns líderes acabem acumulando funções e executando processos que poderiam facilmente ser delegados. Isso resulta geralmente em atrasos nas entregas e na finalização dos atendimentos, erros e muito estresse. Isso não deve ser assim.
É essencial avaliar com cuidado o que é realmente de sua responsabilidade e o que pode ser delegado para sua equipe. Para isso, pode ser importante criar padrões operacionais e mapeamento de processos, destacando sempre qual profissional deve executar cada tarefa.
5. Automatizar processos
Uma das soluções mais eficientes para o tabelião melhorar os processos do cartório é automatizá-los. Na rotina laboral, o profissional precisa lidar e, por vezes, executar diversas tarefas manuais, repetitivas e que não geram valor para o cliente. Com isso, o tabelião acaba não conseguindo dedicar tempo e esforços para desenvolver uma gestão mais estratégica e preparar o negócio para o futuro.
Assim, automatizar processos é uma iniciativa cada vez mais imperativa para o tabelião conseguir obter maior eficiência em seus processos e mais qualidade e estratégia nas abordagens administrativas de sua gestão.
6. Utilizar softwares
Cada vez menos haverá espaço para erros, atrasos e inconsistências. Qualquer ocorrência dessas na rotina de um cartório pode ter um impacto bastante negativo.
Utilizar softwares para cartório para melhorar processos ajuda a evitar esses transtornos graves, trazendo também mais produtividade para a serventia e segurança para os dados e documentos armazenados.
7. Medir resultados
Todo o seu esforço e o de sua equipe merecem ter os resultados medidos. Essa mensuração é fundamental para avaliar se os objetivos estabelecidos foram alcançados ou o que é preciso ser feito para ajudá-los a conquistar as metas determinadas.
Quando medimos nossos resultados, paramos para avaliar aquilo que precisa ser aprimorado, investido e adaptado. Nem sempre será possível ter a métrica de todos os resultados, mas aquilo que já foi detectado contribuirá para reduzir, cada vez mais, os erros e gargalos dos processos do cartório.
Se você ficou interessado em saber mais sobre como a tecnologia pode ser aliada para melhorar os processos, confira nosso artigo que mostra como um software para cartório contribui para isso.
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