As organizações lidam constantemente com o desafio de reduzir custos sem prejudicar a qualidade da prestação de serviço. Com os cartórios, isso não é diferente. E uma das iniciativas para buscar suas metas e objetivos é utilizar indicadores de produtividade e KPIs que ajudem a otimizar as tarefas e as entregas do cartório.
Afinal, para identificar como é possível ser mais produtivo, é preciso, primeiramente, conhecer e medir a produtividade atual. Se você não medir a produtividade de sua equipe, como saberá se ela está trabalhando com a eficiência esperada?
Continue a leitura para saber mais sobre indicadores de produtividade e KPIs para melhorar os resultados na gestão do seu cartório.
O que são indicadores de produtividade?
Produtividade pode ser vista como a eficácia da produção e indicadores são métodos de medição. Assim, os indicadores de produtividade são instrumentos que as organizações têm à disposição para mensurar sua eficácia produtiva, tanto de seus processos quanto da equipe.
Com isso, eles são utilizados para gerenciar e aperfeiçoar o desempenho, bem como destacar onde a sua serventia pode melhorar.
O que são KPIs?
Entre os indicadores de produtividade, há aqueles que são centrais para a serventia. Esses são os KPIs — Key Performance Indicator, ou Indicadores-Chave de Desempenho.
Assim, um KPI é um valor mensurável que demonstra a eficácia com que uma organização está alcançando os seus principais objetivos estratégicos.
Por que é tão importante monitorar a produtividade do cartório?
A produtividade é a eficiência com que os recursos como tempo, capital humano e financeiro são usados para produzir algo. Assim, ter processos e equipes produtivas é a base de qualquer organização de sucesso.
Embora sempre se busque alcançar mais produtividade, para que se perceba objetivamente o progresso e oportunidades reais de melhoria, é fundamental monitorar, medir e calcular a produtividade.
Isso permitirá que o gestor do cartório identifique, inclusive, questões subjacentes que podem estar impedindo sua equipe de alcançar seu potencial máximo – por exemplo, o uso de tecnologias ultrapassadas.
Ainda, essa é uma forma de obter dados objetivos para dar feedback e fazer a avaliação e o reconhecimento do desempenho de cada colaborador.
5 exemplos de KPIs e indicadores de produtividade para a gestão do cartório
Na rotina de um cartório, há diversas atividades que podem e devem ser medidas por meio de KPIs e indicadores de produtividade para que o gestor tenha informações que permitam otimizar a serventia para que ela funcione com mais eficiência.
Entre os KPIs e indicadores que podem ser utilizados para isso, estão:
1. Número médio de tarefas realizadas por cada membro da equipe
Este indicador permite perceber se há problemas no balanceamento de delegação de tarefas, se algum colaborador está com dificuldade na execução do seu trabalho, entre outros fatores que limitam a produtividade do cartório.
É possível também fazer um comparativo entre períodos diferentes para acompanhar as oscilações na média de tarefas feitas e perceber oportunidades de melhoria.
2. Ideias de inovação / melhorias iniciadas por membros da equipe
O nível de inovação das organizações tem relação com a sua produtividade. Ao não se atualizar, modernizar processos e tecnologias, perde-se potencial produtivo e competitividade.
De fato, um estudo do IPEA (Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada) deixou clara essa relação ao identificar que as organizações que buscam inovar apresentam indicadores de produtividade maiores do que as que não realizam este tipo de investimento.
Por isso, este também pode ser considerado entre os indicadores de produtividade na gestão estratégica da serventia.
Você pode calcular esse indicador se dividir todas as ideias de inovação ou melhoria para o período específico (mês, semestre, ano, etc.) pelo número de funcionários de seu cartório.
3. Tarefas planejadas x concluídas
Embora algumas tarefas possam ficar inacabadas por vários motivos, é essencial rastrear a proporção de atividades atribuídas em relação às que foram finalizadas.
Mesmo se uma tarefa ou projeto for colocado em segundo plano por bons motivos, é benéfico entender o quão bem sua equipe executou outras atividades que já estavam em andamento.
Ao monitorar este indicador, você poderá perceber, por exemplo, que há uma grande distância entre o previsto e o realizado, e isso pode fornecer insights para otimizar e automatizar determinados processos que estão impedindo sua equipe de atingir seu potencial produtivo.
4. Índice de rotatividade de pessoal
Apesar de esse ser um indicador de gestão de pessoas, ele também pode ser incluído entre os indicadores de produtividade do cartório.
Afinal, quando se tem um turnover muito elevado, isso impacta na capacidade produtiva da equipe. A alta rotatividade também demanda mais tempo com recrutamento e seleção, treinamento e integração de novos colaboradores, reduzindo o foco nas atividades-fim da serventia.
Para esse acompanhamento, você pode dividir o número de funcionários desligados pelo total de colaboradores do período e multiplicar o total por 100 para obter o percentual de turnover do seu cartório.
5. Nível de qualidade
Produzir mais só irá gerar valor se o foco na qualidade do serviço prestado for mantido ou elevado.
Portanto, é importante acompanhar também as variações no nível de qualidade do que é produzido e finalizado. Isso também ajudará a demonstrar aos colaboradores que não basta atender mais clientes às pressas apenas para somar um número maior no final do mês. É preciso manter a eficiência e o padrão lado a lado.
Entre os elementos que podem compor essa mensuração, estão a satisfação do cliente, o número de erros e retrabalhos e outros.
Para mais dicas, confira também o artigo com quatro indicadores para acompanhar na gestão da serventia.
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