Na prática, melhorar a produtividade envolve obter o máximo possível em menos tempo, com mais eficiência e menos recursos e desperdícios. Conforme aumenta a produtividade, uma organização pode transformar mais facilmente recursos em receitas.
E na realidade das serventias, como é possível aumentar a produtividade do cartório? Descubra, a seguir, dicas essenciais para tornar sua serventia mais produtiva.
Por que melhorar a produtividade do cartório é tão importante?
Melhorar a produtividade é importante porque aumentá-la pode elevar a receita a partir dos mesmos ou de menos recursos. Se as condições de mercado permanecerem iguais, isso se traduzirá em despesas mais baixas e lucros maiores.
Os lucros obtidos por meio da produtividade levam, em última análise, ao sucesso contínuo do negócio e à prestação de um serviço melhor e mais ágil ao cliente, o que se reflete na satisfação da população com o atendimento obtido em sua serventia.
Além disso, ambientes de trabalho produtivos também têm um efeito positivo no nível de satisfação dos colaboradores. Locais de trabalho improdutivos podem causar estresse desnecessário para os funcionários, o que pode levar membros talentosos da equipe a procurar emprego em outro lugar.
O que ajustar em sua serventia para melhorar a produtividade do cartório?
Há diversos caminhos e iniciativas que podem contribuir para elevar a produtividade do cartório. Entre as ações essenciais, destacam-se:
Defina responsabilidades com clareza e faça balanceamento de tarefas
Alguns profissionais não utilizam toda a sua capacidade produtiva por não saberem bem como desempenhar suas tarefas ou por não estarem cientes de qual é a sua contribuição para determinados processos.
Por isso, é fundamental primeiro comunicar e treinar para depois acompanhar, mensurar e otimizar. Também é importante balancear bem a divisão de responsabilidades entre os membros da equipe, evitando que alguém fique sobrecarregado enquanto o colega está ocioso.
Promova comunicação e cultura produtivas
Ruídos de comunicação e canais ineficientes podem prejudicar a produtividade do cartório. Por isso, estabeleça uma comunicação interna proativa e aberta para comunicar e dar feedback e ouvir os colaboradores.
Isso também precisa refletir na cultura do negócio, movendo o foco para uma cultura de resultados, associada à produtividade e alcance de metas.
Motive e reconheça sua equipe
Uma equipe motivada tende a trabalhar melhor e a entregar melhores resultados – inclusive em termos de produtividade do cartório.
Assim, busque criar um clima organizacional positivo, uma liderança ativa e próxima e reconheça as vitórias, as melhorias e os resultados alcançados pelos colaboradores, retroalimentando, dessa forma, o seu engajamento com a produtividade e os objetivos da serventia.
Invista em tecnologia para potencializar a produtividade do cartório
A tecnologia pode ser uma grande aliada para se ter um cartório mais produtivo. Ela pode ajudar a:
- Reduzir a burocracia;
- Tornar processos mais enxutos e eficientes;
- Automatizar atividades morosas e manuais que limam a produtividade da equipe;
- Diminuir a margem para erros que prejudicam a performance dos profissionais;
- Entre outros ganhos que se traduzem diretamente em incremento produtivo.
Quer conhecer um exemplo que já é um case de sucesso em serventias? Veja a seguir!
Benefícios do Alkaflow para melhorar a produtividade do cartório
A rotina dos cartórios é complexa e dinâmica. Quando o gestor consegue aumento da produtividade, proporciona agilidade, precisão e qualidade no atendimento. E esse é um dos benefícios do Alkaflow. O uso de um sistema de produtividade voltado 100% para cartórios automatiza determinados processos e garante um maior controle sobre o fluxo de tarefas.
Se você precisa de uma ferramenta tecnológica para melhorar a produtividade do cartório, conheça os benefícios do Alkaflow!
Ajuda a melhorar a organização de processos no cartório
Para garantir a eficiência e produtividade do cartório, o gestor deve ter um controle completo sobre os processos. Apesar de ser um grande obstáculo, um dos benefícios do Alkaflow é melhorar toda a organização de processos no cartório.
A partir do monitoramento total de todas as etapas dentro do cartório, o sistema confere agilidade nos processos de documentação e controle de fluxo. Além disso, dá ao gestor a possibilidade de fazer um checklist de operações, que pode ser configurado em cada etapa de trabalho, garantindo, com isso, a visão sistêmica e estratégica da serventia. Como resultado, vemos o aumento no desempenho e na produtividade dos colaboradores.
Se você está buscando mais organização de processos no cartório, utilize o Alkaflow. Mas não se esqueça de ter uma estratégia condizente com seus processos, que atendam às suas necessidades, e monitore sua gestão, otimizando esses processos operacionais.
Contribui para solucionar dificuldades na comunicação externa e interna
Um grande obstáculo que diversos gestores enfrentam no cartório é a falha na comunicação. Esse problema interfere diretamente na produtividade, porque impacta de forma negativa o relacionamento com o cliente e dentro das próprias equipes.
Pensando em solucionar as dificuldades na comunicação externa e interna, o Alkaflow permite a definição de responsabilidade de cada colaborador dentro do cartório, com distribuição automática de tarefas. Esse é um ponto importante porque auxilia o funcionário a executar aquilo que é de sua responsabilidade dentro do prazo, sem prejudicar etapas posteriores e o fluxo de trabalhos.
E se o problema for a integração dos sistemas dentro do cartório? Não se preocupe, pois o Alkaflow tem integração com o sistema CART, da Alkasoft.
Favorece o bom desempenho com indicadores
Para saber se os colaboradores estão realmente produtivos, o gestor deve encontrar formas de medir a performance do cartório, certo? Caso contrário, poderá ter problemas na qualidade dos serviços prestados no médio e longo prazo.
Diante disso, para garantir o bom desempenho, é fundamental ter indicadores para medir a performance. Afinal, eles são capazes de mensurar um resultado específico que é considerado essencial para as operações.
Um dos benefícios do Alkaflow é possibilitar ao gestor acompanhar os indicadores internos por meio de um dashboard inteligente. É também possível fazer o gerenciamento de relatórios e estatísticas, que contribuem para uma tomada de decisão mais assertiva e que também garantirá o bom desempenho. Por fim, o sistema também viabiliza a análise de desempenho individual dos colaboradores e das equipes.
Os benefícios da Alkaflow relacionados ao aumento da produtividade são muitos e permitem ao gestor ter o controle total da gestão da serventia. Além disso, é importante destacar que o sistema trabalha com alta tecnologia para garantir o armazenamento de dados com máxima segurança, 100% baseado em nuvem, com atualizações automáticas e backup na nuvem.
Conheça já o Alkaflow e veja como ele pode ajudar na produtividade do seu cartório!
Deixe uma resposta
Quer juntar-se a discussão?Sinta-se a vontade para contribuir!